4月があっという間に終わります。
新体制での1か月。
担当している業務量が明らかに多く、毎日葛藤しつつも、急ぎではないので定時で帰ってしまってます。
最近ﾈｯｸになっていることが「他人からの依頼」です。
情報が色々集まってくる中枢部署でもあり、他部署から様々な問い合わせがきます。
この対応でかなりの時間が喰われるのです。
ただ、内容としても「うちの部署でやるべきもの」だったり、「うちの部署でしかできないもの」がほとんどなので断ることもできません。電話をとったが最後…
個人業務が溜まる一方、無下にもできない…
どれも緊急性はないので残業する気にもならない…
このままでは担当業務を年度内に遂行できない…
「さてどうする？！」
現実的な改善策を考えてみました。
①対応を遅くする
まず「本当に自分がやるべき」か「自分にしかできない」のか検討します。
結局業務の当事者は相手なので本腰をいれる必要もありません。
ただし長期間放置するくらいなら、断った方がﾏｼです。
よって引き受けた以上、ﾍﾞｽﾄな対応は「初動だけ早めにやって一回投げる。不足があれば時間を貰う」という結論に至りました。
具体的にどうするのか。
まずこの作業は長くても30分程度を目安にします。
長時間かけても自分だけでつかめる情報には限界があるからです。
この「30分」はなるべく早く対応して、不足があっても得た収穫をまずは相手に投げてしまうのです。こうすることでまず誠意を見せることがでます。
これで十分であれば、ﾍﾞｽﾄですが、これ以上の情報が必要であれば、長めに猶予を貰います。
「待つぐらいなら自分で頑張って調べる！」となることもあり得ますが、それなら30分で対応終了です。
何より私も自分の仕事が最優先なので、この対応で怒られるくらいなら、2度と相談は受けないでしょう。
②早出か残業をする
対応を後回しにするか、自分の仕事を後回しにするかは臨機応変ですが、いずれにせよ1日8時間の勤務時間内で終わらない場合は時間外にも働く必要があります。
私は朝派なので早めに出勤してしまいますが、それでも終わらなければ17時以降に残業をします。脳疲労が酷い時は糖分に頼っています。
③思い切ってやらない
これが1番勇気が要ります。私にはよっぽど自分の仕事が追い込まれていない限り選ばないでしょう。ただ前の部署の時にこんな経験がありました。
電気工事関連の資料を作成した際に、面識はないけど、上司に紹介してもらった詳しい方にﾁｪｯｸを依頼したことがありました。
結果は音沙汰なし。断りの返事すらいただけませんでした。
数年後の歓送迎会で初めてお会いしました。
今の部署のちょうど入れ替わりだったのです。
「あの時はすまなかった。忙しくて係長に相談したら、暇じゃないんだからそんなのは無視しろって言われたんだよ」と謝られました。それを聞いた私は全く不快感を抱かなかったのです。
所詮頼んでいる身ですから、対応してもらえなくても何にも文句はありませんし、それならそれで本人が頑張るべきなのです。所詮ﾀﾞﾒﾓﾄでお願いしてるのですから、断られて怒るものおかしな話です。そう思うと断るﾊｰﾄﾞﾙも低く感じてきました。
いずれにせよ、よっぽどではない限り「他人からの依頼事」を最優先事項にしてはいけません。
特に朝1の脳が最もﾌﾚｯｼｭな状態を対応に充てては勿体ないのです。
(いわゆるｺﾞｰﾙﾃﾞﾝﾀｲﾑ)
対応ばかりに追われてﾓﾔﾓﾔと個人業務が溜まる生活を改善すべく5月から勤めていきます。