月末になり
私も異動準備が大詰めである。
普段から紙媒体は徹底的に
電子化していた為
片付けに時間が
ほとんどかからずに済んだ。
しかし1つ落とし穴があった。
個人フォルダ内の整理が
必要だったのだ。
ある意味片付け…
「とりあえずSCANして格納」で
紙媒体は減らせたものの
不要なデータで溢れてしまった。
今の部署に引き継いでいくデータ
異動先に持っていくデータ・・・
見極めるのに労力と時間を使った。
モノと同様で
本当に必要なデータというのは少ない。
「それは後からでも手に入る情報か？」
「異動先でも使えそうなデータか？」
データや情報は
日々更新されている。
古いデータを溜め込む必要はない。
必要な時に最新のデータを
関連部署やネットから拝借すればいい。
部署毎に業務で必要なデータは
引き継がれているはずだし
重要なデータは個人単位で
所有するべきではない。
確かに記録等は
ずっと保存しておく必要が
あるかもしれないが
一度保存の基準を
見直してみる事をオススメする。
形あるモノと違って
データは物理的に場所をとらないので
サバく行為をサボりがちだ。
反省を活かし今後は
紙媒体だけではなく
電子化したデータも都度流れを意識して
「とりあえず格納」をやめる。
閲覧するだけなら
コピペではなくショートカットでいい。
データ容量拡大の為に
お金を使うのはもったいない。
モノの為に家賃払う？というのと同じ！
モノもデータも最小限にする事で
ノイズをなくし
目の前の事に集中したい。