Không phải doanh nghiệp nào cũng chỉ sử dụng một loại tem trong suốt quá trình vận hành. Một công ty có thể đồng thời cần tem sản phẩm, tem thùng carton, tem vận chuyển, tem tài sản, tem vị trí kho hoặc những loại nhãn có kích thước và vật liệu khác nhau.
Khi số lượng mẫu tem tăng lên, việc lựa chọn máy in không nên chỉ dựa vào tốc độ hoặc giá thành. Khả năng tương thích với nhiều loại vật liệu, khổ tem và phương pháp in mới là yếu tố cần được xem xét ngay từ đầu.
Xác định doanh nghiệp đang sử dụng bao nhiêu loại tem
Trước khi mua máy, nên lập danh sách những loại tem đang được sử dụng.
Ví dụ, bộ phận kho có thể sử dụng tem mã hàng và tem vị trí kệ, bộ phận đóng gói cần tem thùng, trong khi bộ phận sản xuất lại sử dụng tem nhận diện linh kiện hoặc bán thành phẩm.
Mỗi loại có thể có kích thước khác nhau. Có loại chỉ rộng vài centimet, trong khi tem vận chuyển hoặc tem thùng cần diện tích lớn hơn.
Việc thống kê này giúp doanh nghiệp biết chính xác dải kích thước cần in thay vì chọn máy theo một mẫu tem duy nhất.
Khổ tem là tiêu chí cần kiểm tra đầu tiên
Một trong những sai lầm dễ gặp là mua máy dựa trên kích thước của loại tem đang sử dụng phổ biến nhất.
Sau một thời gian, doanh nghiệp phát sinh thêm loại nhãn lớn hơn hoặc nhỏ hơn và nhận ra máy hiện tại không thể đáp ứng. Khi đó, phải đầu tư thêm thiết bị hoặc thay đổi quy trình.
Vì vậy, nên xác định cả chiều rộng nhỏ nhất và lớn nhất của các loại tem. Ngoài ra, cần kiểm tra chiều dài tối đa, đường kính cuộn và loại lõi cuộn mà máy hỗ trợ.
Chẳng hạn, dòng TE của TSC có khả năng hỗ trợ media rộng khoảng 20–112 mm tùy cấu hình, trong khi một số dòng chuyên dụng có dải vật liệu rộng hơn.
Không phải loại tem nào cũng dùng cùng một phương pháp in
Doanh nghiệp cũng cần phân biệt giữa Direct Thermal và Thermal Transfer.
Direct Thermal sử dụng vật liệu cảm nhiệt và không cần ribbon. Phương pháp này thường được sử dụng cho các loại nhãn cần in nhanh và không yêu cầu thời gian sử dụng quá dài.
Thermal Transfer sử dụng ribbon để truyền hình ảnh lên vật liệu tem. Phương pháp này có thể phù hợp hơn khi tem cần độ bền cao hoặc được in trên các vật liệu đặc thù.
Nếu doanh nghiệp có nhiều loại tem, máy hỗ trợ cả hai phương pháp in sẽ mang lại nhiều lựa chọn hơn trong quá trình sử dụng.
Các dòng như TSC TE Series hiện hỗ trợ cả Direct Thermal và Thermal Transfer, tùy model.
Tem nhỏ có thể cần cấu hình khác tem thông thường
Một doanh nghiệp có thể vừa in tem sản phẩm kích thước tiêu chuẩn vừa phải in các nhãn rất nhỏ.
Khi đó, độ phân giải của đầu in trở thành yếu tố đáng quan tâm. Tem nhỏ thường có ít không gian để thể hiện mã vạch, chữ và các thông tin khác nên từng chi tiết cần được tái tạo chính xác.
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp in tem điện tử, linh kiện hoặc nhãn có nhiều thông tin nhỏ, lựa chọn độ phân giải cao hơn có thể phù hợp với nhu cầu thực tế.
TSC hiện cung cấp nhiều cấu hình độ phân giải trên các dòng máy khác nhau, từ 203 DPI đến 300 DPI và cao hơn ở một số dòng chuyên dụng.
Tem dài và tem đặc thù cần được kiểm tra riêng
Không phải mọi máy in để bàn đều phù hợp với những loại tem có kích thước hoặc cấu tạo đặc biệt.
Tem dài, tem mỏng, tem dạng liên tục, tem linerless hoặc một số vật liệu khó in có thể yêu cầu cơ cấu dẫn giấy và khả năng điều chỉnh khác với tem thông thường.
Ví dụ, TSC TH DH Series được thiết kế để xử lý nhiều loại media khác nhau, với phiên bản 4 inch hỗ trợ media rộng 15–120 mm và tùy chọn cho các loại nhãn đặc thù như linerless, care label hoặc media hẹp.
Đây là lý do doanh nghiệp nên kiểm tra mẫu tem thực tế trước khi quyết định mua máy thay vì chỉ dựa vào thông số trên giấy.
Có nên dùng một máy cho tất cả các loại tem?
Câu trả lời phụ thuộc vào sự khác biệt giữa các loại tem.
Nếu các loại tem có kích thước tương đối gần nhau, cùng phương pháp in và không có yêu cầu đặc biệt, một máy có khả năng đáp ứng nhiều loại media có thể giúp đơn giản hóa hệ thống.
Ngược lại, nếu tem có sự khác biệt rất lớn về kích thước, vật liệu hoặc cách sử dụng, chia thành nhiều thiết bị có thể hợp lý hơn.
Ví dụ, một máy để bàn có thể được dùng cho tem sản phẩm hàng ngày, trong khi máy công nghiệp đảm nhiệm tem thùng hoặc pallet với khối lượng lớn.
Sản lượng của từng loại tem cũng cần được tính đến
Hai loại tem có cùng kích thước nhưng sản lượng hoàn toàn khác nhau vẫn có thể cần những thiết bị khác nhau.
Tem sản phẩm có thể được in vài nghìn chiếc mỗi ngày, trong khi tem tài sản chỉ cần vài trăm chiếc mỗi tháng. Nếu dùng một máy công nghiệp cho mọi nhu cầu, doanh nghiệp có thể đầu tư vượt quá mức cần thiết.
Ngược lại, nếu dùng một máy nhỏ cho công việc có sản lượng lớn, thiết bị có thể phải hoạt động liên tục và không phù hợp với cường độ sử dụng.
TSC hiện cho phép phân loại sản phẩm theo các mức sản lượng như dưới 1.000, 1.001–5.000, 5.001–10.000 và trên 10.000 nhãn mỗi ngày. Đây có thể là một cách hữu ích để doanh nghiệp xác định nhóm thiết bị phù hợp với khối lượng công việc.
Kiểm tra khả năng thay đổi vật tư
Nếu một máy được sử dụng cho nhiều loại tem, việc thay đổi vật tư cần đơn giản và nhanh chóng.
Nhân viên có thể phải thay cuộn giấy, thay ribbon hoặc điều chỉnh vị trí dẫn giấy khi chuyển từ loại tem này sang loại khác. Nếu quá trình này mất nhiều thời gian, việc dùng một máy cho nhiều mẫu tem có thể không còn mang lại hiệu quả.
Do đó, nên thử trực tiếp các loại vật tư dự kiến sử dụng trước khi đưa máy vào vận hành chính thức.
Phần mềm và mẫu tem cũng cần được chuẩn hóa
Có nhiều loại tem đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần quản lý nhiều mẫu thiết kế.
Thay vì để từng nhân viên tự tạo mẫu, nên xây dựng thư viện template được đặt tên rõ ràng theo mã hàng, bộ phận hoặc mục đích sử dụng.
Khi cần in, nhân viên chỉ cần chọn đúng mẫu và nhập dữ liệu thay vì thiết kế lại từ đầu. Cách làm này giúp giảm nguy cơ sai kích thước, sai vị trí mã vạch hoặc thiếu thông tin bắt buộc.
Khả năng kết nối với phần mềm cũng nên được kiểm tra trước khi triển khai. Một số dòng TSC hỗ trợ USB, Ethernet, RS-232, USB Host và các tùy chọn kết nối không dây tùy model.
Khi nào nên chọn máy có khả năng mở rộng?
Nếu doanh nghiệp dự kiến sẽ phát sinh thêm loại tem trong tương lai, khả năng mở rộng là một tiêu chí đáng cân nhắc.
Ví dụ, một máy có thể được trang bị thêm cutter, peeler, Wi-Fi hoặc Bluetooth khi nhu cầu thay đổi. Khi đó, doanh nghiệp không nhất thiết phải thay toàn bộ thiết bị chỉ vì quy trình phát sinh thêm một chức năng.
TSC TH DH Series là một ví dụ về hướng thiết kế này khi hãng cung cấp các tùy chọn như Wi-Fi, Bluetooth, cutter, peeler và giải pháp linerless tùy model.
Có nên mua nhiều máy giống nhau?
Với doanh nghiệp có nhiều bộ phận cùng sử dụng máy in, việc tiêu chuẩn hóa một số model có thể giúp đơn giản hóa công tác quản lý.
Nhân viên dễ dàng chuyển sang sử dụng thiết bị khác khi cần. Bộ phận IT cũng chỉ cần quản lý một số cấu hình và driver thay vì quá nhiều loại máy.
Tuy nhiên, không nên cố gắng sử dụng cùng một model cho mọi khu vực nếu yêu cầu công việc khác nhau quá nhiều. Thiết bị nên được lựa chọn dựa trên quy trình thực tế của từng bộ phận.
Kết luận
Khi doanh nghiệp sử dụng nhiều loại tem, việc lựa chọn máy in cần bắt đầu từ toàn bộ hệ thống nhãn thay vì một mẫu tem riêng lẻ.
Các yếu tố nên kiểm tra gồm kích thước tem, vật liệu, phương pháp in, độ phân giải, sản lượng, khả năng kết nối và những tùy chọn có thể mở rộng trong tương lai.
Nếu đang tìm hiểu thiết bị in mã vạch TSC, doanh nghiệp nên chuẩn bị một danh sách mẫu tem thực tế và thông số của từng loại trước khi lựa chọn model. Cách này giúp xác định rõ một máy có thể đáp ứng nhiều nhu cầu hay cần phân bổ nhiều thiết bị cho các công việc khác nhau.
Quan trọng nhất là lựa chọn dựa trên quy trình sử dụng thực tế. Một thiết bị phù hợp không nhất thiết phải mạnh nhất mà cần đáp ứng đúng dải công việc doanh nghiệp đang có và có đủ khả năng mở rộng khi nhu cầu thay đổi.