生産性を上げるタクトタイム

　　時間が足りない、足りないと感じていること、ありますよね。


　　駐在員として、北米の製品のテクニカルサポートを担当していた僕は、毎日、多くのメールが
　
　　受信箱に届きます。　加えて、電話担当が対応できない場合、転送されてきて直接話しをして

　　お客様の問題解決にあたります。


　　日本ほどではないにしろ、残業　平均　2～3時間はしていたと思います。

　　さて、どのようにして生産性を上げるか？　いくつかポイントがあります。


　　１．メールはできるだけ、その場で処理することを心がける。読んだ後、後で処理しようと
　　　　考えると、再度メールを読み直す必要がありますから、結局、読む時間は倍かかっている
　　　　というわけです。　ホリエモンの本を読んでなるほどと思いました。
　　　　
　　　　終わったメールは案件毎のフォルダーに整理してメインの受信箱から移動させる。
　　　　これで、仕掛かっている案件がすぐ理解できます。

　　２．電話はできるだけ取らず、用件を留守電に入れてもらうようにする。
　　　　これは、仕事の相手であれば、すこしずつお互いルールを守るようにしていくと良いでしょう。
　　　　留守電では、簡潔に何の件かを残させるようにします。　
　　　　よくあるのですが「電話ちょうだい」はNGです。

　　　　緊急って、意外と少ないものです。　緊急であっても、簡潔なメッセージが残っていれば直ぐ
　　　　折り返しても5分とかからないはずなので、たいていの場合、対応悪いとは言われず、
　　　　問題ないと思います。

　　４．連絡はメールを多用する。　メールが多くなりがちと思いますが、連絡事項、依頼事項は
　　　　メールで済ますことで、相手の時間も有効に使えます。
　　　　電話で、相手が出ない、留守電も残さない、再度電話。これってかなり時間が浪費される
　　　　ことになるという認識が改善させてくれると思います。

　　５．情報のデータベースを構築する。少し時間がかかりますが、過去に経験したことで再利用
　　　　可能な情報は直ぐ取り出せるようにしておくことと便利ですね。
　　　　最近、便利で、簡単に構築できるWeb上で使えるデータベースを見つけました。
　　　　別途、ご紹介します。

　　６．フォローUpをまめにする。　人に依頼した案件は催促のメール、荷物を受け取ったら受け
　　　　取りのメール。少し時間がかかっている案件は、途中経過のメールとまめにすることで夫々
　　　　の案件の状況も把握できるので、常に状況を理解できることで結果として生産性、効率が
　　　　上がっているのだと思います。

　　ここまでは、あくまで、自身の能力を上げることですが、最終的にはシステム化して、自分が
　　
　　手を下さなくとも動く仕組みです。


　　副産物としては、判断のスピードが上がることです。すばやくメールを処理したり、フォローUp
　　
　　したりと行動の基準になる時間（タクトタイム）が早くなることです。

　　僕は昔、商品の開発・設計をしていたので、完成まで1年以上もかかる仕事でした。　

　　自然とこのタクトタイムがゆっくりとしていたのでしょうね。


　　今は営業、ユーザーと簡単、複雑な案件に関わらず、素早い対応を求められているので、

　　タクトタイムを上げざるを得なかったというところでしょう。


　　ありがとうございました。　合掌！