文書の重要性＜２／３＞

笑顔コレクターとっし～こと、弘田敏康です、

こんにちは。


さて前回に続き、文書の重要性・必要性に

ついてお届けしています。


突然ですが、皆さんは「議事録」を書く習慣

はありますか？？


もちろん、中には「当たり前です！」なんて

おっしゃる方もいるかも知れませんが、僕が

知る限りではミーティングや外部との打ち合

わせできちんとした議事録を取っている人た

ちは少ないです。


「議事録なんてなくても覚えられるからいい

や」、なんておっしゃるかもしれませんが、

議事録は決して備忘録ではありません。


議事録はその会議がいつ・どこで・誰によっ

て・何のために行われたのかを明確にする

ための「ツール」なんです。


社内でも、言った言わないでゴタゴタするこ

となんてありえる話ですが、もちろん社外で

も起こりえる話です。


議事録があれば、後で「あの時にこう言いま

したよね？」と見せることが出来ます。


さらには議事録を読み返すことで、その際に

話し合った内容に過不足がないかを改めて

確認することが出来ます。


会議中には話があちこちに飛びますから、議

事録では後で同じ話題ごとに集約しておけば、

参加していなかった決定権者が決断を下すの

も格段に早くなります。


よく企業の新入社員で「活躍するためにこの

会社に入ったのに、毎日議事録ばかり書かさ

れている」なんて嘆いている人がいます。


１つ皆さんに覚えておいていただきたいのは、

議事録を書くということはは決して雑用では

なく、会社や組織を守るために、そして効率

を格段に上げるための１つの手段であり、

「重要な仕事」

だということです。


世の中には議事録を作成する専門家がいる

ほど、昔から重要視されているものなのです。

色々な人が好き勝手に発言した内容をきちん

とまとめ、誰が読んでも会議に参加した人たち

と同じように主旨が理解できるように纏められ

るようになれば、他の業務でも応用がききます。


議事録を作成するコツなどももちろんあります

ので、気になる人は色々調べてみたり、僕宛に

ご連絡ください。


３に続く・・・