文書の必要性＜１／３＞

笑顔コレクターとっし～こと、弘田敏康です、

こんにちは。


最近、色々な企業のコンサルティングをして

いる中で、気になる点があります。


それは、多くの企業が

「文書の重要性・必要性」

をきちんと理解していないということです。


一言で文書といっても様々なタイプのものが

あります。


企業にとって最も身近なのは

契約書
稟議書
議事録

だと思いますが、これらの使い方によって

企業の命運が左右されてしまうことは数多

くあります。


契約書面は難解な言葉で記載されることが

多く、結局何が言いたいのかわからないも

のも多々あります。



例えば、ある企業で会社と従業員の間で雇

用契約書を取り交わしたとしましょう。



契約書で大事なのは必要な部分をきちんと

わかりやすく、かつ、漏れがないように網羅

することです。


文書の中に

「賞与：あり」

と書いてあったとすると、もう大変です。


景気のいいときはもちろんどの企業も従業員

の頑張りの対価としてボーナスを出したりしま

すが、何らかの要因により経営が悪化して賞

与の支給がままならないこともよくあります。


そんな時、経営者が

「今年は景気が悪いからボーナスはなし！」

なんて言っても、もし従業員が雇用契約書を

持ち出してきて「ここに賞与あり、と書いてあ

るので賞与をきちんと払ってください」と主張

すれば支給せざるを得ません。


そこで、

「賞与：なし（ただし業績と本人の貢献度に応

じて支給することがある」

と書いておき、基本的に支給しておけば、いざ

というときはボーナスを払えなくなったときは払

わなくても問題ない、となります。


僕は弁護士でもなんでもないので、細かい法

律はわかりませんが、契約書などは極力自分

に有利に働くように作成するのが世の常です。


後から「契約書にこういう風に書いてあります」

なんて言われ、「知らなかった」と言っても後の

祭りです。取り交わす際にきちんとお互いに理

解して契約した、となるわけですから、自分が

契約書を交付する側でも、受け取る側でも細

心の注意を払いましょう。


２に続く・・・