受付という業務

笑顔コレクターとっしーこと、弘田敏康です、

こんにちは。


今日はとある大手企業で「受付」をしている

というお方とお会いする機会をいただきまし

た。


受付というととても華やかな感じがしますが、

実際の業務は非常に大変であるということを

聞くことができました。


大手企業ではどこにも総合受付があり、訪問

した場合には基本的に受付で要件などを伝え

担当者を呼び出してもらう、という流れにな

りますが、このとき受付の方々はその人がア

ポを取っているのかどうかを確認します。


更に会議室などの予約はきちんとなされてい

るのかどうか、その部屋は本当に空いている

のかどうか、などの確認を行います。


そして、空いている場合にはきちんとその部

屋まで案内を行い、時にはお茶などをお出し

するというところまでこなします。


受付の仕事は単に来客応対だけではなく、代

表電話を受けることも多いため、ひっきりな

しに電話もかかってきます。


中にはクレームを代表電話宛にしてくる人も

いるため、受付の業務は多岐にわかれ、かつ

求められる能力もかなり幅があります。


なにより、企業の「顔」としての行動が求め

られますので、本当に気が休まることを知ら

ないといった感じです。



企業としては、受付業務の位置づけはあくま

でも「受付」とするところもありますが、本

来とても重要なポジションです。


受付での応対が拙かった場合、

「なんだ、この会社は教育がなってないな」

なんて言われかねないのです。


クレーム電話の応対も拙ければやはり

「誠意がこもっていない！ふざけるな！」

などとなってしまうかもしれません。


つまり、受付というのは誰でも務まるわけ

ではなく、きちんとした教育を受けた人物

である必要があるわけです。


これはコールセンターにも共通して言える

ことなんです。


僕の感覚なのですが、やはりしっかりして

いる企業はコールセンターもしっかりして

いることが多いですし、かの任天堂はサポ

ートデスクの対応が「神」と称されている

くらい徹底しています。


たしかに直接的には売上を出している部門

ではありませんが、営業さんたちがきちん

と外で働けるように、また来訪者に気持ち

よく帰ってもらえるように一所懸命にやっ

ているわけです。


皆さんの会社では、このような部門をどの

ように扱っているのでしょうか？


もし、「コストセンター」という認識しか

ないのであれば、早速見直してみるべきか

もしれませんね。


以上、受付についてでした～。


とっし～