こんにちは、早坂です。
起業家、会社員、学校や地域の役員などやっていると
何かを話し合って決めたい場面でミーティングをすることがあると思いますが
そのミーティングで結論がでない、長い、そしてもう帰りたい
と思ったことはないでしょうか？
僕は良くあります。
せっかく複数の人の貴重な時間を使っているのだから
生産的なミーティングをしたいものです。
僕は企業でマネージャをやってるのですが
上司とやる会議では、話がながい。議論がとっちらかる。
部下とやる会議では、部下から発言がなく、リーダが一方的に決める
とかがあってミーティングがうまくいきませんでした。
しかし、ある方法をやってからは
早く終わらないかなと思っていていやいや参加していたミーティングが
議論がサクサク進み、参加者それぞれからいろんな意見がでて
楽しいと思える場に変わったのです。
その方法とは「Googleドキュメント」を活用したミーティングです。
今回は「Googleドキュメント」を活用したミーティングの方法を説明しますね。
会議が長くなる原因
そもそも会議が長くなる原因はなんでしょうか？
同じもの共有して議論ができていないからだと言えます。
参加者それぞれで見てるものが違うのです。
考えてることはみえないので、そうなってしまっても
しょうがないですね。
では、どうしたらいいのか？
参加者全員が同じ土俵にたてればいいんです。
つまり同じものみて、それに対して考え、発言すればいいんです。
同じものを見てていうのが難しのですが
同じものをみてというと
ホワイトボードとか紙の資料とか、データとか
想像するとおもうのですが、それぞれ問題があります。
ホワイトボード ： 書くのに時間がかかる、書き方にスキルがいる
資料の共有 ： 議論が進むといろいろ決まったことを書き込むと思うのですがそれぞれの認識があってることを確認できません。
そこで、「Googleドキュメント」を使う方法です。
GoogleドキュメントとはGoogleアカウントがあればだれでも無償で使える
ドキュメント作成用のクラウドサービスです。
ちなみに、この方法はGoogle社の社内会議でも取り入れられている方法です。
僕が会社やコミュニティで実際にやってる
Googleドキュメントを使った効果的なミーティング方法をお伝えします。
①Googleドキュメントを使います。
Googleドライブから新規⇒Googleドキュメントを選択
②Googleドキュメントが立ち上がります
ミーティングの議題等を記載して共有ボタン
「共有」ボタンをおします。
③共有リンクをコピーします。
④コピーしたリンクをミーティング参加者へメールやチャットなどで送ります。
⑤参加者とドキュメントを共有できました。
議論しながら、皆で共通のものを見ながら、順次書き込みます。
驚くほどミーティングが生産的になりますよ!
是非皆さんもやてみたください。
今日も読んでくださりありがとうございました。
またお会いしましょう!