この blog で、これまでに何度か「web 申し込み」の話を書いたかと思います。将棋の催事は極力 web 申し込みできるようにすべき、という持論を私は持っています。
世の中には、web 申し込みを可能にする sites がいくつかありますが、「ある程度無料で利用できる」「定員に達したら自動で締め切られる」「申込者は site に会員登録しなくてもよい」という web 申し込み site として、私は RESERVA を薦めます。
以下、将棋で RESERVA 上に申し込み page を用意する手順を示します。
前提
ここでは、「阿吽支部」が「7月例会」「8月例会」「9月例会」「10月例会 (午後のみ)」「山川市 子ども将棋大会 (8月31日)」の申し込みを web で受け付ける、という状況を考えます。
RESERVA の構造
RESERVA で設定する主な項目は、以下のようになっています。
| 初回設定時の分類 | 後から変更する際の分類 | 必須/任意 | 項目名 | 内容 |
|---|---|---|---|---|
| RESERVA ビジネス ID 登録 | アカウント情報 | * | 姓(漢字) | RESERVA に登録する契約者の情報。 |
| * | 名(漢字) | |||
| * | 姓(カナ) | |||
| * | 名(カナ) | |||
| * | メールアドレス | |||
| * | 電話番号 | |||
| 利用企業・店舗情報 | * | RESERVA コード | 今からあなたが作る申し込み URL「https://reserva.be/xxxxx/」の xxxxx にあたる部分。 | |
| * | 商号 | 申込者に見える、主催者情報。 | ||
| * | 業種 | |||
| * | 所在地 | |||
| * | タイムゾーン | 通常は「日本」。 | ||
| * | 通貨 | 通常は「円」。 | ||
| 予約タイプ | (変更できない) | * | ここでは「イベント・セミナータイプ」を想定。 | |
| サイト情報 | ビジネス情報登録 | * | 予約サイト名 | 申込者に見える、主催者情報。 |
| * | 企業・ビジネス概要 | |||
| メニュー登録 | メニュー登録 | * | メニュー名 | 「例会」「○○市 子ども将棋大会」など。ただし、参加費や説明文が異なる場合は、「例会 (午後のみ)」のように別メニューを立てる必要がある。 |
| メニュー概要 | 説明文。 | |||
| * | メニュー帯色 | 初期設定のままでよい。 | ||
| * | メニュー帯文字色 | 初期設定のままでよい。 | ||
| * | 先着順制/承認制 | 通常は「先着順制」。 | ||
| 料金 | 典型的な参加費をここに設定しておく。細かい参加費設定は、「メニュー概要」に書くとよい。 | |||
| * | メニュー公開設定 | 初期設定のままでよい。 | ||
| 日程・担当者 | 日程・担当者 | * | 開催日時 | 正しく設定する。 |
| * | 定員 | 定員に達すると自動的に締め切られる。 | ||
| 開催場所名 | 開催場所の情報を示しておくと親切。 | |||
| 開催場所住所 | ||||
| 開催場所リンク | ||||
| その他詳細設定 | その他詳細設定 | シンプルアンケート設定 | 棋力や学年は、ここで記入を促すとよい。 |
色分けを見てお気づきと思いますが、大雑把にいうと「組織」「大会」「日時」という構造になっています。ただし、参加費や大会説明文は「大会」に結び付けて設定しますので、「公民館の部屋が午後しか空いていなかった」などの理由で参加費を安くする場合、「(参加費がいつも通りの) 例会」と「(参加費が半額の) 例会」とは別メニューとして登録しないといけません。
申込者への見え方
作成手順を示す前に、「完成したら大会申込者へはどのように見えるか」を示します。
https://reserva.be/xxxxx/ を開くと、以下のようになります。
例会や大会の日付の部分を click すると、詳細の説明が出てきます。
「予約を進める」と、RESERVA 会員として log in するか、RESERVA 会員にならずに予約するか、選択します。
RESERVA 会員にならずに先に進んだ場合、連絡先を入力する画面になります。
後は、画面の指示通りに進んでいきます。
作成手順
ではいよいよ、申し込み web site を作っていきましょう。RESERVA の右上、「無料で予約サイトを作成」を選びます。
登録する e-mail address と password を入力して「仮登録メールを送信」を押します。
受信した e-mail に書かれている URL を開き、必要事項を記入し、「確定する」を押します。
登録が完了したら、「RESERVA 予約の利用を始める」を押します。
「予約タイプ」を選びます。ここでは「イベント・セミナータイプ」を選ぶことを前提として話を進めます。
「組織」の情報を入力し、「確定する」を押します。
「大会」などをメニューとして登録するため「メニューを登録する」を選びます。
「大会」などの詳細を入力し、「確定する」を押します。
続いて「日時」を入力し、「確定する」を押します。
「日時」が設定できたので、「メニュー一覧に戻る」を押します。
これが「メニュー一覧」画面です。今は「大会」などは1つしかありませんが、今後は必要に応じて増えていくことでしょう。(特に、参加費がいつもと異なる例会、参加資格が他と異なる大会を開催する際は、どんどん増えていくことになります。)
「大会」などの情報を修正する場合は「基本情報設定」、「日時」の情報を修正する場合は「日時・担当者設定」を押すとよいです。
では「次の Step へ進む」を押します。
ここではその他の情報を設定します。特に、「シンプルアンケート」で棋力や学年の入力を促すことを強くお薦めします。
この画面まで来たら、「初期設定を終了する」を押します。
以下の画面は、「組織」(この場合は阿吽支部) の者が RESERVA に log in した際に最もよく見る基本画面です。
もし「大会」や「日時」を追加・変更する場合は、画面右上の歯車を押します。
申込者の一覧を確認する場合は、「予約管理」→「予約確認」を選び、該当する日付を選びます。
申込者は、以下のように一覧で表示されます。
時々、「兄弟で将棋大会に参加申し込みをしたいが、母親は e-mail addrses を1つしか持っていない」という家庭が、前出の「シンプルアンケート」に「弟の次郎 (小2) も参加します」などと書いて申し込んでくる、という事例があります。その場合、主催者側が手動で参加者を登録することができます。
「予約管理」→「予約登録」と選ぶと、主催者による手動登録が可能です。(実は、web 申し込みの他に電話・FAX・郵便も併用している場合も、この手動登録機能を使うと便利です。定員をしっかり管理することができます。)
注意点
RESERVA が無料で利用できる範囲は、月間申込数100件までです。月間申込数が100件を超える場合は、有料となります。
参加費の決済 (前払い必須など) について、今回の記事では触れていません。RESERVA には決済機能がありますし、PayPal を利用するなどの選択肢もあります…が、私には書く余裕がないので、ご自身で調査して下さい。PayPal などの利用も、分かってしまえばさほど難しありません。
世の中の将棋大会・例会の申し込みとして、web 申し込みが普及するよう、願ってやみません。
(子どもを将棋大会に参加させてあげたいけど日中はいつも仕事がある、という親が世の中にどれだけいるのか、全ての将棋関係者に知っていただきたいです。申込方法が窓口持参と郵便振替の2種類しかない将棋大会へ子どもが参加したいと言っているとすると、場合によってはその申し込みのためだけに親が有給休暇をとらないといけなかったりします。そこまでして子どもを将棋大会に申し込んでくれる親は、世の中の何割でしょうか。web 申し込みを実施しないということは、こういう子ども達の機会を奪っているのです。親の時間を奪っている、とも言えます。)