ワード文書をPDFファイルに変換したいときがあります。Word文書をPDFに変換する方法はいくつかありますが、その方法を紹介します。
方法1は、「名前をつけて保存」でします。まず、変換したいWord文書を開きます。「ファイル」タブをクリックします。「名前をつけて保存」をクリックします。保存先のフォルダを選択し、ファイル名を入力します。「ファイルの種類」のドロップダウンメニューから「PDF (*.pdf)」を選択します。「保存」をクリックします。
方法2は、「PDF/XPSドキュメントの作成」でします。変換したいWord文書を開きます。「ファイル」タブをクリックします。「エクスポート」をクリックします。「PDF/XPSドキュメントの作成」をクリックします。「PDF/XPSの作成」をクリックします。「ファイルの種類」が「PDF」になっていることを確認します。保存先とファイル名を入力し、「発行」をクリックします。
方法1もしくは方法2のどちらの方法でも、Word文書をPDFに変換できます。どちらの方法を選ぶべきか迷うかもしれません。シンプルに済ませたい場合は、方法１「名前をつけて保存」が簡単です。
より細かい設定を行いたい場合は、方法２「PDF/XPSドキュメントの作成」がおすすめです。この方法では、PDFの品質やセキュリティ設定などを細かく調整できます。
補足として、無料の「Adobe Acrobat オンラインツール」が便利です。Microsoft Word・Microsoft Excel・Microsoft PowerPointといった形式のファイルをPDFファイルに変換したり、PDFファイル同士を結合したりといったことが簡単にできます。
また、逆のPDFファイルをワードに変換もできます。Adobe Acrobatなどのオンラインツールを利用することもできます。これらのツールは、ブラウザ上で簡単にWordファイルをPDFに変換できます。なお、Macの場合は、操作手順はWindowsと少し異なりますが、基本的な流れは同じです。
さて、PDFに変換するメリットには、何があるでしょうか。ファイルサイズが小さくなる、文字や画像が固定され、編集されにくくなる、異なるOSやデバイスでも同じ表示になるなどです。逆にPDFをワードに変換すれば、編集しやすくなります。
ちなみに、PDFとは「Portable Document Format」の略で、アドビが開発したファイル形式です。PDFファイルは文書を紙に印刷したときと同じレイアウトで保存でき、PCやスマホなど、どんな環境で開いても基本的に同じように表示できる特長があります。