続きを書きます、と言ってからかなり時間が経ってしまいました💦
こちらの続きです↓
では、ここに至るまでに何をしたのか、を順を追って記事にしてみますね！
お片付けの中でも「書類」は難関ですよね。
「後で見るかも」
とりあえず取っておく。
1枚1枚はかさばるものでもないし、今片付けないと生活できないってこともないし、、
でもチリツモで
「とりあえず取っておく」
書類があちらこちらに山積みになって、いざ必要になった時に見つからず、大捜査網を張ることに、、笑
ここで、我が家のbefore↓
我が家の書類は
・2階本棚
・玄関収納
・キッチン
に点在していました。
Step1 整理(要・不要を分ける)
書類1枚、1枚に目を通し、要不要の判断。 情報の内容を「どの分類にするか」などイメージしながら丁寧に確認します。
持っていることさえ忘れていたもの多数あり、、、
廃棄処分↓
Step2 個別フォルダ化
今までファイル管理で困ったことがなく、それを個別フォルダに変えるというのは勇気が要りましたが、ファイル自体の厚みや、嵩張りなどがあるので、個別フォルダ化することでかなり省スペースになりました。
この個別フォルダに入れるというのはコツがありまして、、
タイトルをパッと見て探せるように「厚み」が重要になってきます。
個別フォルダに入れる書類が薄すぎても厚すぎても「検索力」が落ちるので、厚み1cmに揃えます。
大まかなカテゴリー分けで分類し、80〜100枚になるように調整。 でもこれがかなーーーり難しかったです。
仲間がいない書類があったり、分けられない書類があったり、、
そういう時は、どうにか減らせないか考えました(いっそのこと、データ化)。
そもそも紙で残さないといけないもの？
無くなった時に再取得できる？など、「持ち続ける意味」を熟考することになります。
この作業が結構大変でしたけど、仕上がってみると、ラベルがパッと見えて探しやすいのです！
Step3 ファイル管理表作成
さて、ここが一番の難関でホームファイリング®の肝となる工程です。
ファイル管理表は、書類の内容、収納場所などを一覧にしたものです
まず検索しやすい「タイトル」を15文字以内でつけること。迷うようなタイトル付けはNG
家中の書類は集まった。
カテゴリー分けもした。
でも、家族で共有すべき「情報」って「書類」だけじゃないですよね？
実印、鍵、クレジットカード、マイナンバーカード、パスポート、車検証、スマホデータ、パソコンデータ、、
もし、私に万が一のことがあったとき、家族誰が見ても収納場所がわかるように、「ファイル管理表」には共有すべき「情報」を全て載せます。
もう、これは終活ですね、笑
Step4 ラベリング作成、貼付け
個別フォルダにつけるタイトルをラベルに印刷して貼り付ける工程。
これにて完成！
詳しくは、私が学んだ株式会社オフィスミカサ長野先生のご著書で↓
長くなりました。
次の記事では、実際にホームファイリング®を作ってみて私が感じたことを書きたいと思います