「資料仕分け」第1弾＠平尾事務所

今日も胸を張って、元気よく!!

福岡市議会議員、

田中しんすけ33歳でございます。

今日は一日中、新しくなった平尾事務所での環境構築作業。

その一環として、長い間懸案となっていた資料仕分けを実施しました。

　福岡市議会議員として活動を始めて、最初に驚いたのは配布される膨大な量の行政資料。

　定例議会で審議する議案や、予算・決算委員会で審査の材料となる予算書・決算書だけでもかなり分厚い資ファイルが出来上がります。市民サービスを提供するためにあらゆる事業を展開している福岡市。しかも、提供する市民サービスごとにこども未来局、保健福祉局、環境局、経済振興局…といった複数のセクションに分かれているため、1つのファイルで管理することは非常に困難。ある程度のカテゴリーに分けて管理しなければなりません。

　これに加えて、たとえば、子育て支援や高齢者福祉に関するお知らせ文書に加え、市内経済や人口の統計、イベントが実施される場合は各種イベントの告知ビラ等が配布されるため、市役所の議員控室を3日も空けておくと、机の上には資料が山積みになっているということはよくあることです。しかも、資料の種類は行政資料だけでなく、商店街関連の資料や地域活動に関する資料、さらには党務に関する資料までも含めるとさらに多くなります。

　そんなこんなで溜まった資料が、キングファイルで26冊分！

　しかも、このファイルに納まりきれない（未仕分けの）資料が段ボール箱にも控えており、どこから手を付ければいいのか分からない状況がここ数年続いていたのですが、今回の事務所移転を機に抜本的な解決を図ることに。

　まず最初に取り組んだのが、これまでの資料の仕分け＆廃棄。

　現在、ファイルの中に納まっている行政資料は、

「今後の議会活動で本当に必要か？」

「情報の鮮度が高いか？」

「その資料は希少価値が高いか？」

などなど、複数の判断基準に従って、ファイルを占領している現行資料を厳しく査定。その結果、全体のボリュームを8割程度カットすることに成功しました。勇気をもって「廃棄する」ことが重要です。

　次に、資料を事務所に持ち込んでから「仕分ける作業」と「ファイルに綴じる作業」とに分けて、それぞれの作業において最大限障壁を下げる（つまり、作業負荷が少ない）手法を検討。これまでも、事務所に持ち込んだ資料を仕分ける、という作業は当然実施していたのですが、

（１）山積みになった資料を属性ごとに「仕分けて」「クリップで留める」、

（２）「〇〇関連」と書いた「付箋を貼って」、

（３）その付箋をもとに事務員さんがファイルに綴じこむ

という作業には、「仕分け」、「クリップ留め」、「付箋への書き込み」、「付箋の貼り付け」という４つの工程があり、今考えると田中しんすけの負担が大きくなっていました。

　特に「クリップ留め」については、資料の中に冊子などの大物が混じっていた場合、小さなクリップでは綴じることが出来ずに仕分け自体をあきらめる傾向がありました(笑)　さらに、「付箋への書き込み」も、近くにボールペンが無かったり、書き込んだ内容によってはその意図が事務員さんに伝わらなかったりということも。

　

　それを解決するために、今回から採用した手法が「ファイルへの項番付け」。

　それぞれのファイルにどのような資料を綴じこむのかを決め、26冊すべてのファイルに番号を振りました。その番号と資料の種類とが書かれた一覧表と、番号だけを書いたカード、そして空のクリアファイルを準備。事務所に搬入されてきた資料を、新しく作成した一覧表をもとに仕分けを行ない、その資料と番号カードをクリアファイルにそれぞれ挟み込んで事務員さんへパス。それを受け取った事務員さんは、そのクリアファイルに入っている資料を番号カードが示すファイルに全て綴じこむ。これでOK！

　新しい仕組みの下でファイリングが進んでいますが、今のところは順調な滑り出し。まぁ、色々と書きましたけど、結局重要なことは田中がちゃんと仕分け作業ができるかどうかという点、これに尽きます。作業ハードルもぐんと下がったので、言い訳せずに資料整理もしっかり頑張ります。

田中慎介