仕事をする上でも生活を送る上でも大切な「伝える」ということ。
簡単そうに思えて意外と上手に何かを伝えることは難しいものです。
「伝えたいことを伝えられる話し方」
を身につけたい。
伝わる話し方の７つのコツ
◉何を伝えたいのかを明確にする
話すときには、「あれも伝えたい」「これも伝えたい」と多くの内容を盛り込みがちですが、聞き手の記憶に残る量はそれほど多くありません。何を伝いたいのかを明確にし、要点を1〜3点に絞りましょう。
何を伝えたいかが明確になったら、余計な話題は控え、要点を筋道立てて話すように努めましょう。
◉情報量を増やし過ぎない
情報量を増やし過ぎないようにし、シンプルな構成で話せるようにしましょう。
話は「導入」「本論」「結び」で構成します。
導入で聞き手の関心をつかみ、本論で内容を伝え、結びで最も伝えたいことを再度繰り返すことで効果的に伝えられます。
情報量を増やし過ぎて、伝えたいことがぼやけてしまわないように気をつけましょう。
◉わかりやすい言葉でシンプルに結論を伝える
わかりやすい言葉でシンプルに結論を伝えましょう。
関係のない無駄なことを長々と話すことは避けるべきです。
「伝えたいことは一つです」など、結論と全体の流れをまず伝えることが大切です。
◉5W1Hを考慮し論理的な構成で話す
論理的に物事を伝えるために「5W1H」を考慮した構成で話すと効果的です。
「いつ（When）」
「どこで（Where）」
「だれが（Who）」
「何を（What）」
「なぜ（Why）」
「どうやって（How）」
が、要素として必ず入っているかを確認しましょう。
◉自分の意志は必ず伝える
ビジネスにおいては、事実だけではなく自分の意志も伝えることが大変重要です。
たとえばミス発生時に、ミスの現状や原因だけを伝えるのではなく、「自分はどう解決するか」という意志を伝えましょう。
単なる報告だけではなく、自分の意思を伝えると、聞き手にいいたいことが伝わりやすくなります。
◉具体例を織り込んで話す
具体的を織り込んで話すことで、上手く話が伝わりやすくなります。
たとえば、期日を「できるだけ早く」と抽象的に指定しても、相手にもほかの業務があるので、期日が決まっている業務の後回しにされてしまいます。
「できるだけ早く」とは具体的にいつなのか、「○月○日の○時まで」と数字を使って伝えるようにしましょう。
◉相手の理解度を確認しながら話す
相手がどの程度理解できているかを確認しながら話しましょう。
一方的に自分が伝えたいことを話しても、相手には伝わりにくいことがあります。 聞き手が興味をしめしているかなどを観察しながら話すことをおすすめします。
相手の理解度が低い際には、自分の伝え方を見直しブラッシュアップを努めましょう。
