茨城県土浦市議会で2002年～2011年度に開かれた委員会の議事録の相当数が不存在となっていることが、同市への取材で判明したという。
委員会議事録は市条例で作成と保存が義務づけられているが、そもそも作成されなかったケースも複数あるとみられるのだそうだ。
議事録は行政や議会の意思決定の過程を検証するために不可欠な文書だが、議事録が無いために一部では委員会の開催すら確認できない事態になっており、認識の甘さが問われそうだ。
同市議会事務局によると、問題が初めて発覚したのは今年1月で、市民から情報公開請求を受けた2011年度決算特別委員会の議事録について確認したところ、書庫に保管されていなかったのだという。
さらに5月、同じ市民からの請求がきっかけで、2002年度の同委員会の議事録が保管されていないことも明らかになったのだそうだ。
市は条例で、委員会の議事録作成を義務づけている。
議事録は議会事務局職員が作成し、各委員長の決裁を経て書庫に保管され、保存期間こそ定めていないらしいが、慣例的に永年となっているということのようだ。
書庫の文書は廃棄も記録されるが、問題の議事録2件は廃棄記録もなく、当初から作成されなかったとみられているらしい。
さて、事務局の皆さん大仕事ですよ。
過去に遡って議事録を確認する作業が必要になったようです。
死に物狂いで頑張って下さい！
土浦市民からのお願いです。