習慣化コンサルタントの古川です。
仕事ができる人の習慣と題して、
これから５０の習慣をご紹介していきたいと思います。
あくまで連続ではなく、定期的に発信していきます。
まず第一回目は、先延ばしをやめるです。
悪い習慣のアンケートを取ると、多くのビジネスパーソンの克服したい習慣に
先延ばしをする習慣
が挙がっていました。
たしかに、先延ばしにしたくなる仕事の代表としては、
〇初めての仕事
〇複雑な仕事
〇面倒くさい仕事
〇苦手な仕事
〇失敗リスクが高い仕事
〇怒られる報告
などが挙げられます。
しかし、これらは虫歯と同じです。
放置してもいいことは一つもなく、放置すればするほど状況は悪化する。
それはわかっちゃいるけど、放置して一番痛い目を見る。
これを避けるためには、実は勇気や根性ではなく、思考を変えればうまくいきます。
習慣１．チャンクダウンする
チャンクダウンとは、大きな塊を小さくするという意味です。
たとえば、肉が食べたいとしましょう。そんな時に、牛一頭を連れてこられたらどうでしょうか？
食べることはできません。
スライスされてサイコロステーキのような状態に小さくなって初めて口に入ります。
肉で考えれば当たり前のことが、実は仕事では当たり前になっていないのです。
つまり、ＴＯＤＯリストにはこのような項目が入っています。
・セミナーの集客
・顧客への提案書作成
・採用の方針
・社内風土改善の企画
といったような具合です。
これでは先延ばしにしたくなる気持ちがよくわかります。
なぜなら、塊が大きすぎてすぐに手をつけられるレベルにないからです。
つまり、牛一頭連れてこられているのと同じなのです。
では、チャンクダウンして小さくスライスしてみましょう。
・セミナー集客のための方針を上司に相談する
・提案書の構成を考える
・採用の方針案をたたき台として紙に書く
・社内風土改善アイディアを次の課会で全員からもらう。
このようにするとどうでしょうか？
随分と手が付けやすくなりました。
これならすぐに手がつくレベルになっているからです。
チャンクダウンができれば、上記の困った問題のほとんどは改善します。
特に、複雑な仕事や面倒くさい仕事、苦手な仕事は作業レベルを分解した
シート、作業レシピにしてしまえば、あれこれ考えずに仕事に着手できます。
余計なエネルギーも使いません。
また、初めての仕事の場合もチャンクダウンが重要です。初めての仕事で何が一番
ネックかというと、それは予測不能性でしょう。つまり、お化け屋敷の法則と読んでいますが、
いつ、何が出てくるか、予測不能だからこそ、初めてのことは怖い。
だとすれば、予測不能性を低くすればいいのです。
具体的には、経験者に細かいステップを聴いてみる、仮説でいいので具体的に書いてみる などです。
実は漠然とした不安ほど解決できないものはありません。
具体的な不安は課題になり、解決することができます。
いずれにしても、先延ばししたくなったら、その作業が漠然としている可能性があります。
だから重たい。
チャンクダウンをしてみてください。
習慣２．ベビーステップで始める
先延ばしの２つ目の問題は、先延ばしし続けている間に、心理的負荷が大きくなっていることです。
先延ばしの仕事は、何もしていないのに、気がかりになっているだけで、エネルギーを奪っていきます。
そして、どんどん手をつけるのが億劫になります。
その解決策は、５分だけやってみる、とりあえず構成だけ紙に書いてみるなど
小さな一歩を踏み出すことです。
騙されたと思ってやってみてください。
５分だけやってみると、思った以上に動き出します。
そして、５分では辞めたくなくなるようになり、二回目に手をつけるときには心理的なハードルは
どんどん下がっています。
私は、ＴＯＤＯリストに少しでも手がついていないものが残っていたら５分だけタイマーを計って
手をつけます。とにかく放置したままにしないことを心がけます。
すると、不思議と先延ばし項目はなくなっていきます。
習慣３．最重要の仕事を朝一番に手をつける
最後に、時間管理で最も重要な観点をお伝えします。
朝、一番の仕事は最も重たい、重要な仕事から手をつけるクセをつけることです。
これができれば、仕事の効率、生産性は圧倒的によくなります。
つまり、提案書や企画書、上司への報告などです。
なぜか？それは当たり前ですが、求められる結果に一番重要な仕事だからです。
一日のこころのエネルギーは時間と共に均等に消費されていくわけではありません。
午前中に多くのエネルギーがなくなって集中力はどんどん下がっていきます。
最後の残業時は、どうでもいい、誤字脱字があっても問題がない社内議事録ぐらいが
残っているのが理想的です。
その段階で大切な顧客への提案書が残っているのは明らかに優先順位としてまずいのです。
しかし、朝９時に出社して眠いのにどうやって手をつければいいのかと思われるでしょう。
そこで簡単な３つのコツをご紹介します。
１つは１０分、机の片づけを一生懸命やること
２つ目は、メールを絶対に見ない、ネットも見ないこと
３つ目は、とりあえず１５分だけ重たい仕事を時間制限で取り掛かること
これならできそうではありませんか？
そして、不思議なことに習慣になると、こうしないと気が済まなくなるものです。
以上、３つの習慣をご紹介しましたが、先延ばしは大きな問題ですが、実はこの３つを徹底すれば
９０％以上解決します。
是非お試しください。
そして、先延ばしに困っている人がいれば、転送でもリツイートでも教えてあげてください。
効果は実証済みです！！
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