今日は別に営業の人に限ったことでもないんですけど、皆さんは一日にメールって何件受けていますか❓
ccとか宣伝も含めると数十件になりますよね💦
特に月曜の午前中は何時もメールの処理が大変かと思います。だって先ずは必要のない宣伝メールを削除して、社内からか、客先からかで、メールを分けて、返信する優先順位を立てて・・・
更には海外については時差があるので送信する時間も気をつけないといけないし、、、
なので、送る方もなるべく簡潔に相手に伝えたい事や目的を書きましょうね^_^
例えば・・・（悪い例）
題名【お願い事項】
何時もお世話になっております。
海山商事、営業一課、営業第一グループの佐藤と申します。
すみません、実は今週水曜日にお伺いさせていただいて、毎月行っている在庫調整のお打ち合わせの件ですが、先週お電話でアポイントをお取りした時には午後16時とお伝えし、了解をいただいたのですが、ちょっと前のお客様がクレームの対応な物で遅れるかもしれません。
16時半位には行けると思いますがもしかすると17時頃になってしまうかも知れません。
申し訳ありませんが訪問時間が遅れてしまいそうなので事前にご連絡させていただきました。
よろしくお願いします。
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このメール分、どう思いますか❓
事前に遅れそうな旨をメールしておくのはとても良い事ですが、正直長いデス💦💦💦
内容は間違えていませんが、今一度ポイントを掴み直し、シンプルに行きましょう～👆
以下、ワタシの添削したもの。
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題名【訪問時間変更のお願い】
何時もお世話になっております。
海山商事の佐藤です。
表題の件ですが今週水曜日のご訪問時間ですが貴社訪問前に、どうしても立ち寄らねばならない所が出て来てしまい、申し訳ありませんがお時間を17時に変更させていただく事は可能でしょうか❓
ご検討の上、お返事の方お待ちしています。
よろしくお願いします。
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はい、こんな感じです。
だいぶスマートになったかと思います👆
この場合のポイントは・・・・
✔️何時も会っている人なら、細かい自己紹介は要りません。
✔️アポが遅れる詳細は客先に関係ないので詳細に書く必要はないです。
✔️クレームとか、マイナスイメージはあまり書かない方がいいです。
あんまり印象、良くないです。
読んだ方に端的に目的が伝わる様、心がけてメールを書いて見ましょう～👆
また、人からもらったメールとか、
チェックしてみるのも勉強になりますよ。。。
大丈夫👌出来ますよ❗️