管理会計コンサルティングでは、会議体を中心に運営をしていきます。
会議は、経営者のみ・幹部・従業員の一部・従業員全員と参加者はその会社の状況によって異なります。
一番会議を定着させにくいの従業員の方々です。
今回は、従業員の方に会議を定着させる方法についてお伝えしていきます。
目的をしっかり伝える
まずは会議の目的や効果などをしっかり伝えるようにしましょう。
とにかく会議をやるのではなくしっかり会議を行う意味を伝えていきます。
具体的には、情報の伝達・情報の共有・意見交換・意思決定をオフィシャルな場で行うためにやるということを具体事例を交えながら伝えていきます。
例えば、情報の伝達であれば「会議なんてやらなくても普段の会話で話せばいい」という意見を言ってくるかたも出てくるでしょう。
しかし、その情報を知るべき人がその場に全員いるとは限らないですし、伝えるタイミングもずれてしまいます。
また言う側も、言うタイミングが変われば表現の仕方も変わることもあるでしょう。
さらに言うと、ただのおしゃべりであれば「あの会話の内容が本当とは思わなかった」と情報の重要性も捉え方が異なります。
同じタイミングで、同じ内容を、オフィシャルな場で伝えるためには会議が必要なのです。
簡単なところから始める
会議が定着しないのは、「会議は無駄」「会議は長い」「会議は堅い」と言う悪いイメージと、そもそも会議のやり方がわからないと言う方が多いのが大きな原因の一つです。
最初は、議事進行をしていく人がリードをしながら、短い時間または時間通りに行なっていくようにしましょう。
例えば、本来であれば「売上を上げるためにどうするか？」と言うテーマを持って会議をするとしましょう。
各々が事前に準備をしてたくさんの意見が出て、施策を決定できればいいですが、最初からうまくは行きません。
最初はもっと簡単なテーマにし、意見ではなく感想を言ってもらうようにします。
感想も簡単な一言でいいでしょう。
とにかく回数を重ねて継続していけるようにします。
徐々に会議の形を作っていけば、会議は定着してきます。
実際に会議を定着させた会社の従業員の声
実際に私が関わった会社の従業員の方の声をご紹介します。
本来はもっと長いですが、短く編集しています。
「最初は会議のやり方もわからなかったので大丈夫かなと心配でした。また報告会のような感じだったので必要なのかなと疑問にも思っていました。でも気づけばたくさんの方が色々と意見を言うようになり、私自身もその意見から仕事のヒントを見つけることができるようになりました。周りの人の考えもしっかり聞けるので会議は今後も続けていってほしいと思っています。」
会議となると否定的な意見がほとんどです。
しかし、公式なコミュニケーションの場をしっかり作っていくわけですから良い効果がない訳が無いのです。
コンサルティングサービスで絶対に言える部分は多くありませんが、会議に関しては会議をやっていない会社で会議を始めることは絶対にプラスになると言うことができます。
会議が定着したら管理会計を！
会議の話ばっかりで全然会計が関係ないじゃ無いかと思っている方も多いでしょう。
管理会計などを導入していくのはここからになります。
会議が定着したらより良い会議にバージョンアップをしていくと言うことです。
どのデータがあればもっと会社の状況がつかめるのかを話し合い、情報の蓄積をしていきます。
すでに話し合いの場は定着しているので、そこに「これら蓄積した情報から何がわかるか」と言う観点で話し合いを進めていきます。
また改めて詳しくお伝えしていきます。