自治会内部の連絡方法を確立するのは意外にタイヘンなのだ。高齢化が進む中、スマホを持っていない方もおられるし、若いご夫婦の世帯も混在するので、連絡方法を統一するのが困難なのだ。
もう、この時代、高齢者でも高齢者向けのスマホを持っているだろうと思っていたら、「スマホは持ってないのよねぇ〜」とおっしゃる。そういう方が１人でもおられると、メールでの連絡ができず、その方だけ、紙を印刷して（＊）して、の方の家のポストに投函するのである。
（＊）紙を印刷して
そう、メールするときに、添付ファイルでPDFを使うので、この点は便利だ。メールでダラダラと書くよりは、Wordなどで「議事案」や「議事録」を作成し、添付して送付すれば良い。しかし、違う問題も発生する。スマホに添付されたファイルを見る技術を持たない方が一部におられるのだ。
例えば、毎月指定された第三週の日曜日のAM10:00から定例会議を開く場合、メールの「一斉同報」を行う。事前に新班長さん・役員さんのメールアドレスを登録する作業が必要で、一斉同報用のメールアドレスに転送先として各人のメアドを登録していく。最近の方は長いメールアドレスが多く、かわいい字で書かれるので、読み違いも多い。ジブンではきちんと書かれたつもりでも、ｌ（小文字のL）と１（数字の一）と、０（数字のゼロ）かO（大文字の英語のO）かなどなど、その長い字列の中から判断して登録し、テストメールを何回か繰り返す。この作業でも、サラリーマン管理者は日数がかかる。また、班長さんになった最近の若いママの特徴で、受信しても無視されているケースもあるので、よけいにわからない・・・
などなど、「システム管理者」としては休日や平日の夜中（深夜におよぶこともある）など、通常勤務外の自治会の作業が発生する。