おはようございます。
コミュニケーション・ドクター 須海 二郎(すかい じろう)です。
皆さんは、打合せに向けてどのような準備をされていますか？
私は自分が主宰する打合せをセットする際には、その時に達成すべき目的、すなわち打合せのゴールを設定した上で臨むことを心がけています。
これをすると何が変わるかというと、打合せにかける時間を劇的に減らすことができます。
以前私が主宰した打合せでは、枠として1時間取っていたのが、目的を達成できたため結果的に10分足らずで終わってしまったことがあります。
この時の打合せの目的は、初めて訪問する得意先への提案内容の確認・共有でした。そのためには事前に資料を作成し、参加メンバーに目を通しておいてもらった方が効率的だと思ったため、私は資料を作成した上で、メンバーに事前展開しておきました。
その上で打合せの場では詳細内容については説明せず、どのようなことを話すのか、その資料をもって概略を説明するに留めました。その結果合意が得られたので、打合せをすぐに終えることができました。そうすれば、残りの時間はその他のことを行う有意義な時間に回すことができます。
打合せはメンバーが集まって話をするのが目的ではなく、話した結果、何かしらのゴールを達成することです。そのことを意識した上で、必要な準備を済ませた上で打合せに臨むようにすれば、効率を飛躍的に向上させることができるはずなのでぜひ一度試してみてください。
本日のコミュニケーション処方箋：打合せの目的は何かしらのゴールを達成すること。その目的を達成するための準備をした上で臨めば、打合せにかける時間を減らし、残りの時間を有機的に使うことができるようになる
今日も最後までお読みいただき、ありがとうございました！
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