Excelの「重複の削除」は使っていいのかどうか
例えば自社の顧客名簿において、同じ人を二重登録していないか…つまり重複データがないかをチェックし、あったら重複を削除するという作業が必要な場合。
Excelには、こうしたケースに備えてExcel2007以降から「重複の削除」という機能が用意されました。
この機能は市販の解説書や雑誌記事にも頻繁に紹介されています。
しかし、弊社のセミナーや本では、この機能は「使ってはいけない」と教えています。
なぜか。
今まで何度も、この機能が「重複していないデータまで余計に削除してしまう」というバグ現象を確認しているからです。
私たちは数多くの企業の作業現場に入り込んでいってExcelに関する相談を受け付けています。
だから現場で何が起きているかを知ることができ、こういうバグが発生するケースにも立ち会うことができてきたのです。
ここが机上でExcelの研究ばかりをしている評論家たちとの決定的な違いです。
こうした経験から、この「重複の削除」は使うべきではない、という立場を取っています。
一方、「いや大丈夫だ」という意見から、この機能を相変わらず紹介する方々もいらっしゃいます。
このように両論を目にした場合、みなさんはどう判断したらよいのでしょうか。
答えは、「自分で責任を取れないリスクは取るべきではない。」
ということになります。
事実、この「重複の削除」機能のバグは実際に起きるのは確かなのです。
それなのに、それでも使い続けることに合理的な理由はありません。
「たまになら余計にデータが削除されてもいいよ。」
そんな判断は仕事において許されるわけがありません。
データの重複をなくす作業は、COUNTIF関数とオートフィルタ機能によって重複しているデータを抽出して削除するという、確実な方法があるのです。
その手間を惜しんで、正確に動作するかどうかもわからない機能を教えるのは、一言で言えば「無責任」です。
自分が自信持って取り得る最も確実な方法。
常にそれを選択する意識を持つようにしてください。
以上、株式会社すごい改善からの大切なお願いでした。
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