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皆さん、今晩は＼(^▽^)／！
【あなたの幸せ・成功運搬人】の神城豊です。
◆2014年新年の仕事始めは、如何でしたか？
さあ、今年が、
あなたにとって「飛翔・飛躍の年」
になるように、張り切って行きましょう！
◆さて、今日の「あなたが幸せに成功するゴールデン・ルール」
ですが、
「時間管理＝タイム・マネジメント」について
お話したいと思います。
時間管理に関しては、先日も
中谷宏彰先生のＴＵＴＡＹＡビジネスカレッジの
『成功する人の時間管理術』
で少しお話させて頂きました。
内容は、下記の記事をご覧下さい。
この内容は、時間管理の、具体的なテクニックやノウハウ
というよりも
それ以前の「マインド＝心構え」について
「あげまん時間」と「下げまん時間」に生きている人がいる。
何もしなくても良いから
「神様＝幸運の女神＝との待ち合わせ」にだけは、決して遅れるな。
と言った様なお話でした。
◆今日は、より一歩進めて、時間管理術の「具体的な方法論」
について、ヒントになるお話をさせて頂ければと思います。
テーマは、
時間管理の前提となる大切なこと・・
それは
●「仕事の棚卸」
と
●「優先順位付け」
の２点についてです。
◆あなたが、日頃から
「忙しくて、時間が無いよ・・・」
とお嘆きであれば
【忙しい】と思った時点で
あなたは、
仕事の量を「受けすぎている」か
他の人に任せるべき仕事まで「抱え込んでいる」か
のどちらかです。
勿論、大型の商談でプロジェクトが、忙しい、とか
お客様から急な依頼やクレームが入ってしまって忙しい、など
想定外の事態で、一時的に「忙しく」なっていることもあるでしょう。
でも、そういうテンポラリーな忙しさではなく
いつも、いつも、恒常的に
「忙しい」とお感じなら、
まず、あなたの「仕事の棚卸」を、すぐにやって頂きたいんです。
影の声 ： 何じゃ、その「仕事の棚卸」って？
神城 ：
「仕事の棚卸」とは、あなたが現在、
抱えている案件（＝タスク）を全て、
箇条書きにして書き出してみる、ことです。
Excel Sheetを使って、
１．Ａ案件
1)×××
2)●●●
２．Ｂ案件
1)□△○
2)◎×◇
・・・・・・
の様な感じで、思いつくままに、今持っている仕事を
案件と、これからやらなきゃならない詳細作業について
全て、書き出して見るんです。
この「仕事の棚卸」の目的は
「忙しい」と思っているが
「どこの、どういった部分が忙しくて大変なのか」
とにかく、頭で考えているだけじゃなくて、
表に吐き出して「見える化」して、
全体を見てみること、にあります。
次に、この「仕事の棚卸」リストの中で、
□「実行しなくても問題ないタスク（＝作業項目）は、ないか・・」
□「誰かに、任せたり、お願い出来るタスクはないか？」
の２点をチェックしてみます。
あなたの仕事のダイエット、もしくは仕分けですね。
◆ここまできたら、次は「優先順位付け」です。
「優先順位」をつける時に、注意すべきは
▲「緊急度」が高い案件
と、
△「重要度」が高い案件
の二種類を混同しないことですね。
緊急度と、重要度で、それぞれ、３ランク（A.B.C.）
に、それぞれの案件と、タスクを色分けして見ると
何が、今自分にとって、一番大切な「ジョブ」なのか
が見えてきます。
勿論、緊急度も重要度も高いものが、最も優先順位は
高くなりますけど。。
例えば、提出締切が、今日の午後迄で、
内容的にも、とても大切なお客様への提案資料だったと
すれば、緊急度も重要度も、ランク「Ａ」で
「ＡＡ」評価案件で、今朝はこの案件に集中するための
スケジュールを組むことです。
つまり、あなたの「ＡＡ」ランク案件をやるための時間を
他人に奪われないように「今朝の時間を『ブロック』すること」
です。
◆放っておくと、有能で仕事の出来る人ほど、
上司のオーダー、部下の相談や、お客様や他部門からの依頼事項が、
次から次に舞い込んできて、
あなたの貴重な時間を奪って行きます。
勿論、上司のオーダーにも、なるべく即座に対応すべきですし
部下の相談にも極力即決で応えてあげるべきです。
でも、その内容は「今すぐ、それだけの時間を使って対応すべき内容なのか？」
今日の午後でも、明日でも良いのではないか？
と考えて対応すべき場合が数多くあります。
特に、空気を読めない（読まない？）他者ですと
あなたの状況にお構いなく、様々なオーダーをリクエストし
あなたの貴重な「たった今」の時間を奪って行きます。
ここは、要注意ですよね。
◆はっきり言えば
「どうでもイイような相談」
（たまにありますよね・・・）
や、何も今すぐ対応しなくても、全く問題ないリクエスト
に、その場で全て応えていると
一日が「何時間あっても」足りません・・・
◆そうした「非効率の極み」の様な状況を避けるためにも
あなたの仕事全体の
●棚卸 と
●優先順位付け
と、各々の案件・タスクのランク付け
をしっかりと「事前にやっておくこと」
が、気持ちよく、スイスイと仕事を処理して行く上では
必須になって来るんですね。
それでは、「仕事の棚卸」も「優先順位付け」もバッチリ出来たら
それで、時間管理は、完璧でしょうか？
いえいえ、まだまだ、初めの一歩で、次のステージが
あるんですが、それは、次回のお楽しみってことで！
明日が、あなたにとって最高にハッピーな一日になりますように！
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