今日は申込書類が拠点担当職員に提出されてからどのような事務処理がおこなわれているかということについてお話させていただきます。
では拠点事務の概要ということで、１．拠点事務の流れからみていきたいと思います。参照資料①を見てください。
事務手順の１番申込書類の受領です。営業職員さんから申込書を受け付けると、申込書類に不備がな
いか確認する為に申込書類の点検をします。申込書類の点検についてはもう少し詳しく説明したいと思うので、
またあとでお話しさせていただきます。２申込書受付入力です。これは拠点端末よりおこなうもので、
生保でおこなう事務処理と同じです。ここで不備なく入力ができれば３損保回送リストの作成ができます。
この次が四角で囲ってある４契約入力というものですが、これは損保事務のみでおこなうもので、
端末を使って契約データを社に送信するものです。損保ではこのように２つの入力実務があるところが、
生保の計上とは異なります。４契約入力が完了すると、５申込書類の社宛回送準備（今では社ではなく社と
呼ばれていますが）社宛回送準備にうつって、最後に回送リストをつけた書類を整えて６申込書類の社宛回送
という流れになります。
では次にこの資料の１申込書類の受領をしてから、２申込書受付入力をするまで間の申込書の点検
について、その点検項目や方法について自動車保険の申込書類を例にお話したいと思います。
手元の資料にもどって、２．申込書の点検をみてください。申込書点検をおこなう目的は申込書類に
不備がないかを確認するというもので、まず主にどういった項目をチェックするのかということをお話します。
参照資料②を出してください。
見本として自動車保険の申込書なんですが、全部で２枚で１つの申込書で、実際営業職員さんから
渡される申込書には代理店控もあり同じものが２部ついている状態で提出されます。まず申込書類に
記載されている内容について簡単に説明したいのですが(★参照資料②)
この申込書類を点検する際の主な点検項目をみていきたいと思います。①step欄のご確認欄の
チェックです。保険種類によってSTEP欄の数は異なりますが、自動車保険はSTEP欄が４つあり、
その全てのSTEP欄にはいとチェックが入っていることを確認します。１箇所でも抜けていた入り、
「いいえ」にチェックが入っている場合は不備となります。次のチェック項目が②ご契約プランに
○印がついているかです。申込書の２枚目に②と記入してあるところです。STEP３には契約内容が
異なった３つのプランが印字されていて、どのプランを選択するのかという意思表示としてご
契約者さまに丸をつけてもらい、どれかしらに丸がついているかどうかチェックします。
次が③ご契約者さまの情報が正しく表示されているかです。住所・氏名・電話番号に誤りがないか確認します。
④申込日の記入もれです。STEP4のところで申込書日が記入されているかどうか確認します。
申込日よりも前に始期日がないかなど、申込日→領収日→始期日の日付関係が正しいかチェックします。
⑤申込人の署名をチェックします。⑤のご署名欄にフルネームで署名がされているか、
また申込書１枚目の申込人欄に印字されている申込人氏名とご署名が同じであるか確認します。
⑥約款閲覧ご確認欄に○印がついているかです。⑦「チェックシート」
と申込書の内容が一致しているかです。記名被保険者、免許証の色・有効期限、使用目的、年齢条件、
運転者の限定などがお客様のご希望通りに設定されているか確認します。⑧回送前に確認することして、
添付書類が添付されているか、⑨代理店サブコードとフリーコードが正しいか確認します。
代理店サブコードとは、生保でいう営業部コードのことをいい、フリーコードは募集者コードのことです。
これらが間違っている成績にも関わるのでしっかりと確認します。
つづいて申込書類を点検するときに使う用紙が２つあり、それらに載っている項目については必ず点検した上で、拠点端末での受付入力や契約入力をおこないます。まず1つ目が（１）申込書類点検シートです。この点検シートを使うことで、より細かくチェックすることができ、不備を未然に防ぐことができるようになります。参照資料③をだしていただけますか。これは実際の自動車保険の点検シートですが、保険の種類によって点検シートは異なります。どういったことが記載されているかというと(★参照資料③)
まず営業職員さんがチェック欄に印をつけた状態で申込書と一緒に提出をしてきて、拠点担当職員さんがチェック欄にチェックをつけ右下に印鑑をおします。最後に隣に営業部長さんの印鑑を押して、2重３重に確認することによって、先ほどお話した主な点検項目をすべて確認することができます。
２つめの点検時に使用する用紙はチェックシートです。これは用の場合にお客さまに記入していただくものです。また自動車保険において保険料に関係する重要な項目が載っているため、これを記入していただくことによって申込書の内容が同じであるか再度確認することができます。異なっている部分があった場合はお客さまに確認をした上で訂正をおこなうことができ、申し込み内容に相違があったなどの苦情を事前に解消することができます。
参照資料④が実際のチェックシートで、どのように確認することができるか詳しくみていきたいと思います。手元の資料は２ページ目をご覧ください。（★２ページ目）
申込書の点検は以上のようにおこないます。
つづいて資料３ページ目の３．入力実務の流れをみてください。それぞれの担当者ベースで契約締結から計上完了までの流れについてあらわされています。（★３ページ目）
点検が終わった後におこなう拠点端末と端末による入力実務なんですが、資料⑥はその中の拠点担当職員の事務処理で真ん中あたりに四角で囲んである申込書受付入力から下をみていってください。受付入力のあとは次の四角、損保回送リストの作成入力ができますそのあとの実務は①機械作成申込書と②手書き申込書とで手順が異なります。①機械作成申込書とは社のシステムであるMS1で作成した申込書のことをいいまして、その申込書については契約入力をおこなうことができます。契約入力された契約情報は１番右の社へデータにて送信され計上が完了となります。ほとんどの場合は申込書の機械作成が可能なんですが、保険種類やMにて機械計算ができないケースの申込書の場合は手書きの申込書となり、その場合はデータ送信ができないので、生保と同じように拠点端末での受付入力のみをおこない回送する流れとなります。その場合の契約入力は社におこなわれます。損保の場合、計上が確定した月の分が成績へと反映しますが、書類によっては社で計上が確定するタイミングが異なるため、注意が必要です。
つづいて資料の４．受付入力について説明したいと思います。参照資料は⑤をだしていただけますか。これは拠点端末の損保受付入力画面のコピーです。申込書を参照しながら項目に沿って入力していただきます。（★参照資料⑤）
受付入力は何のためにするかというと、１つ目が①です。営業部の業績結果に反映するものです。つづいて２つ目が②回送リストの作成です。契約内容や入金の情報、また口振申込書の有無など、契約の情報に不備がないかどうかシステムによりチェックします。３つ目が③です。書類の受付日、回送日、計上完了日が自動的に進捗管理画面に反映されるので、書類の紛失や契約引受完了状況などを管理しておくことができます。最後に④。これをすることで点検シートの管理をすることができます。目的としては、営業部はもちろんその支社の業績をまとめることができ、また募集者の給与や成績などもこのデータを元に計算することができます。
次に契約入力についてお話します。参照資料⑥を見ていただいんですが、契約入力の操作手順について詳しく説明されている資料なんですがさっと見ていただく程度でイメージを掴んでいただければと思います。契約入力時に必要な３つの画面が載っていまして、１契約入力という画面では証券番号・申し込み日・保険料の領収日などを入力します。そうすると２計上確認の画面で契約内容のエラーが表示されて、エラーを解消することで３連絡票作成という画面に進むことができます。契約入力を何のためにおこなうかというと、１つ目は契約データを端末に登録するためです。②計上連絡票の作成ができます。計上連絡票というのは契約入力時には契約内容の訂正が可能なんですが、その訂正入力した履歴や申込書類の必要書類の一覧が載ってくる書類で、契約入力が完了後に作成ができるものです。３つ目が社へデータ送信して、その契約について報告することができます。また４つ目④社での計上確定処理を行うことができるようになります。確定入力されたことによって、その日の夜間に証券が機械的に作成され、２営業日後にお客様へ証券の発送することが可能となります。
こうして入力実務も完了すると、上の表のみぎしたにある申込書類一式を社へ回送という流れになり、この時には営業部にて保管する点検シート以外の拠点端末から取り出した回送リスト、端末から取り出した計上連絡票、用の場合は「チェックシート」、添付書類の４点が申込書と一緒に回送されることになります。