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35平米、共働き夫婦の仕事と暮らしの整理術
【プロフィール】
・インテリアコーディネーター、整理収納アドバイザー資格保有の30歳会社員です。
・私は大手インフラ企業の総合職（新規事業開発担当）、夫はITエンジニア（AI開発）の共働き夫婦。
・二人とも転職経験が有り、売上高3兆超の大企業、大企業の子会社、ベンチャー、それぞれの業務経験有。
・発注管理、精算業務から始まり、店舗運営、海外業務、新規事業創出、EC運営など、プロジェクトマネージャーとしても幅広い業務経験有。
・都内35平米のコンパクトな賃貸マンションで二人暮らしをしています。（もうすぐ家族が増えます）
➡︎このブログではそんな共働き夫婦の妻である私の「仕事と暮らしの整理術」を提案しています。
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訪問いただきありがとうございます。
お正月休みも最終日となり、いよいよ仕事始めがやってきますね。
「仕事始めはスッキリ仕事に取り組みたい！」と誰しもが思うはず。
ということで今日は「PCのフォルダ整理術」をお伝えできればと思います。
■資料データを探す時間＝無駄時間！
仕事をしていると、「資料データを探す」タイミングが意外と多いかと思います。
この「資料データを探す時間」長ければ長いだけ無駄ですよね。。。
例えば1日に5分データを探していたとしたら、1週間で25分、年間で22時間弱をデータを探す時間に割いていることに。。。
考えるだけで恐ろしいですよね。。。
その分、他の仕事に時間を充てられますし、早く帰って好きなことをする時間にすることもできます。
この時間を極限まで減らすために、早速、資料を探す時間を圧倒的に短くするフォルダ構成のコツをお伝えできればと思います。
■自分達が「資料をどう探すか」を考えよう
仕事の分野によって資料の探し方ひとつとってもそれぞれだと思います。
正解は1パターンではなく、自部署の資料データの探し方に合わせた格納方法にすべきです。
まずは「資料データを普段どう探しているか」を振り返ります。
①プロジェクト別
②会社別
③日付別
④発注フェーズ別
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それによって、次の格納方法も変わってきますので、ここでどれだけ振り返れるかがポイントです。
■探し方に合ったフォルダ構成をしよう
次に、探し方に合致したフォルダの構成をしていきます。
例えば、①のプロジェクト別で打ち合わせ資料を日付別に探すのであれば、以下のようにフォルダを作成します。
■フォルダ名をつける際には、頭に「日付」or「番号_」をつける
フォルダ名をつける際のポイントとしては、「一目で分かりやすいフォルダにする」ことです。
人の目は漢字の羅列だけじゃ頭に入ってこないため、以下のようにフォルダ名の先頭に「日付」か「番号_」をつけた方が分かりやすくなります。
(例)
①日付 20200105_打ち合わせ資料・・・
②番号 01_プロジェクトa、02_プロジェクトb・・・
01_見積書、02_発注書・・・
日付を頭につけておけばフォルダが時系列に並びますし、日付をつける部類のものでない場合は「01_」や「02_」といった番号を先頭につけておくと番号順に並びます。
■空のフォルダをつかってみんなを動かす
ここまででフォルダを作ることはできますが、問題は「部署の皆がルール通りに保存してくれるか」です。
部署内での共有フォルダの場合、整理に無頓着な人がいるとすぐにルールが崩れてしまうもの。
それではせっかく作った構成が台無しです。
そこで「空のフォルダ」を駆使するのがオススメです。
例えば、過去はoldフォルダで最新のものをoldの外に置いておきたい場合。
oldフォルダとは別に空フォルダを作って「↓過去のものはこちらに移動」などのフォルダ名を
つけておきます。
そうすることで、整理に無頓着な同僚が保存をしようとした場合も、迷わずoldに入れてくれます。
これはちょっとした裏技ではありますが、ぜひ試してみてください！
以上、オススメのPCフォルダの整理術をご紹介しました。
皆さんの年始の仕事が少しでもスッキリしたものになれば幸いです。
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