شما تحت عنوان یک مدیریت، عشق‌مندید که بتوانید سرعت انجام شغل های روان و روزانه را در سازمانتان بالا ببرید. البته حقیقت این میباشد که معمولا مقطع متعددی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواست‌ها و طومار‌ها میگردد. پژوهش ها مجموعه WFMC (پژوهش ها انجمن رئیس جریان عمل – ۲۰۰۶) نشان میدهد سازمان‌ها و کمپانی‌های سنتی عملا فقط از ۳۰٪ هنگامی که صرف پروسه‌هایشان کرده‌اند، قیمت افزوده اخذ می‌نمایند و از ۷۰٪ باقی مانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی شود. سیستم اتوماسیون اداری ، با خودکارسازی قسمت‌های متنوعی از فرایندهای اداری، شیوه حلی جهت رفع خطاها مطرح گردیده در صدر محسوب میگردند. پیرو، بعضی از تعاریف زیادی که در موضوع سیستم اتوماسیون اداری ارائه شده‌است را مرور میکنیم:
تعریف‌و‌تمجید سیستم اتوماسیون اداری
تعاریف زیادی از سیستم‌های اتوماسیون اداری ارائه شده‌است. بعضی از این تعاریف به شرح پایین میباشد:
سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی بر طبق کامپیو‌خیس میباشد که وظیفه عده‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و بقیه فرم‌های ارتباطات اداری را فی مابین اشخاص، تیم‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده داراست. نصیب‌هایی از این سیستم‌ها عموما دربرگیرنده قابل انعطاف‌افزارهای پردازش کلمه و واژه، تصویر برداری مستندات، روزنگار و غیره میباشد.
در ویکی پدیا در تمجید واژه و کلمه office automation آمده میباشد: «قابل انعطاف افزارهای متنوعی که برای ساخت‌و‌ساز، گردآوری، ذخیره و تغییر تحول داده ها اداری لازم برای انجام شغل های اساسی سازمان به طور الکترونیکی گزینه استعمال قرار می گیرند. ذخیره سازی داده‌های نپخته، انتقال الکترونیک و رئیس داده ها کسب و فعالیت الکترونیک، عمل‌های اساسی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل میدهند. اتوماسیون اداری به اتومات سازی و seo رویکرد‌های سرازیر سازمان‌ها یاری می‌نماید.
در تارنما ویکی پدیای فارسی از اتوماسیون اداری با تیتر «خودکارسازی اداری» حافظه شده‌است و تحت عنوان تیم‌ای از طریق‌های کاری و برنامه و دشوار‌افزار رایانه‌ای که برای ذخیره و بازیابی و مبادله ورقه ها و داده ها اداری به فعالیت می‌رود تعریف و تمجید شده‌است
عبارت اتوماسیون اداری در بیرون از کشور ایران به همگی ابزار‌ها و طرز‌هایی که برای عمل‌های دفتری به فعالیت برده میشود اطلاق میشود که قابلیت و امکان پردازش داده‌های نوشتاری، دیداری و شنیداری را با به کار گیری از کامپیو‌خیس امکانپذیر میسازند. اتوماسیون اداری به خواسته آماده آوردن ابزاهایی جهت بی آلایش سازی، بهبود و اتوماتیک سازی عمل‌های سازمان برای مثال مدیر داده‌های اداری، هماهنگی جلسات و غیره بوجود آمده میباشد. امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری محدود به مراقبت تصویر نوشته‌های دستی نیستند بلکه امکاناتی نظیر تبادل داده ها، رئیس مستندات اداری، در دست گرفتن داده‌های عددی، نرم‌افزار‌ریزی جلسات و مدیر نرم افزارهای کاری را نیز پوشش میدهند. به عنوان مثال بسته‌های قابل انعطاف افزاری که در جهان تحت عنوان اتوماسیون اداری مطرح می شوند عبارتند از AppleWorks، Corel WordPerfect، Microsoft Office وSun StarOffice.
بطور کلی آنچه از آن تحت عنوان سیستم اتوماسیون اداری حافظه میگردد، صورت تکامل یافته سیستم دبیرخانه میباشد که برای جایگزین شدن نحوه دستی تثبیت و شماره‌دهی مکاتبات مشتمل بر گونه های طومار‌های اداری به فعالیت می رفت. امروزه سیستم‌های قابل انعطاف‌افزاری اتوماسیون اداری در کشور‌ایران با روئت کرد مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی دربرگیرنده گردش فرم‌ها، طومار‌ها و در کل مکاتبات اداری درون و بیرون یک سازمان پباده سازی شده‌است که در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، قسمت مهمی از فعالیت عملیات سازمان به حساب می‌آید.
اتوماسیون اداری مشتمل بر چه نصیب‌هایی میباشد؟
یک سیستم اتوماسیون اداری از نصیب‌ها و ماژول‌های مختلفی درست شده میباشد. همانگونه که در صدر نیز اشاره شد، امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری تکامل یافته‌اند و طیف وسیعی از عمل‌های سازمانی و برون سازمانی را پوشش میدهند و به همین استدلال دربرگیرنده ماژول‌های متنوعی میباشد که هر مورد نصیب‌هایی از پروسه‌ها یا این که عمل‌های یک سازمان را در برمی گیرند.
دبیرخانه
مطرح ترین نصیب یک سیستم اتوماسیون اداری قسمت مرتبط با عملیات دبیرخانه مشتمل بر فرایندهای تثبیت طومار، ارجاع، کارتابل کارمندان و آرشیو میباشد. این نصیب هسته نخستین و اصلی این سیستم‌ها میباشد. درین قسمت عملیات‌های مختلفی از نسخه برداری، ورود داده ها، تثبیت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه طومار‌های دریافتی تا تهیه و تنظیم پیش‌نویس، گردش، امضا و تثبیت و چاپ طومار‌های ارسالی انجام میشود. درین نصیب از سیستم اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی زیادی مانند اسکنر، چاپگر، مداد نوری، نمابر مودم، پست الکرونیکی سرور و غیره به کارگیری میشود.
فرم‌ساز و موتور گردش فرم
طومار‌ها، صرفا مستندات یک سازمان نیستند و برخی از مکاتبات سازمان‌ها در قالب فرم‌های اداری و با جریان کاری معینی در سازمان گردش پیدا می‌نمایند. به همین استدلال نصیب دیگری به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده‌است که به اسم «فرم‌ساز و موتور گردش فرم» شناخته میگردد. این قسمت وظیفه پباده سازی اشکال فرم‌های سازمانی و گردش آنان را در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف و تمجید گردیده داراست. تثبیت، مراقبت و بازیابی داده ها این فرم‌ها کاملا در سیستم اتوماسیون اداری رئیس می گردند.
رئیس جلسات و سامانده
طرح ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و رئیس آنان و مراقبت مستندات مرتبط با آنان به عنوان مثال مهمترین قسمت شغل های اداری یک سازمان به شمار می آید و بازه زمانی متعددی را نیز به خویش تخصیص می دهد. یکی قسمت‌های سیستم‌های اتوماسیون اداری به تهیه و تنظیم، تثبیت و مراقبت، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آن ها تخصیص می یابد. این نصیب معمولا دربرگیرنده روزنگار کاری، مدیر جلسات و قرارهای کاری، رئیس کارها و پروژه‌ها و غیره میباشد.
بایگانی الکترونیک
با سپری شد مدت و ارتقا تعداد و وسعت مستندات در سازمان، نیاز به ابزاری جهت بایگانی و آرشیو آنان وجود دارااست. بخش اعظمی از سیستم‌های اتوماسیون اداری بخشی را نیز تحت عنوان بایگانی الکترونیک و مدیر مستندات دارا هستند که علاوه بر حفظ و دسته بندی ورقه ها سازمانی، قابلیت کاوش و دستیابی سریع و آسوده را نیز آماده می‌نمایند.
پرتال مکاتبات برون سازمانی
آماده وارد شدن بسترهای نو ارتباطی بر مبنای کانال‌های کامپیوتری، موجب شده‌است دولت‌ها و سازمان‌ها به مراد کاهش هزینه‌های ایاب و ذهاب و ارتقاء رضایتمندی و تسریع در ارائه سرویس به کدخدا رجوع و برگشت، قابلیت و امکان ارسال و پیگیری درخواست و شغل های اداری در اطراف بیرون از سازمان را یک الزام بدانند. برای جواب به‌این الزام سازمان‌ها و در راستای طرح بزرگداشت کدخدا برگشت قسمت پرتال برون سازمانی نیز امروزه به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده‌است تا قابلیت ردگیری مکاتبات را در بیرون از سازمان و برای یوزرها برون سازمانی مهیا نماید.
کارتابل آفلاین
سیستم‌های اتوماسیون اداری با اعتنا به پراکندگی جغرافیایی سازمان‌ها و نوع دسترسی به آن ها تنوع یافته‌اند. بعضا از آنان در کانال محلی قابل دسترس میباشند و برخی دیگر زیر اینترنت میباشند. در سیستم‌های اتوماسیون اداری پایین اینترنت برای نصیب‌هایی از اپلیکیشن که اهمیت ویژه‌ای دارا هستند نوع آفلاین نیز در لحاظ گرفته میشود تا در‌حالتی که دسترسی به وب با سرعت مناسب امکانپذیر وجود ندارد بتوان به طور غیر برخط به داده ها دست یافت. به عنوان مثال آنها می‌اقتدار به کارتابل آفلاین اشاره نمود. شما تحت عنوان رئیس یک سازمان میتوانید کارتابل خویش را در هرجا جغرافیایی مرور کرده و کارها مرتبط با طومار‌ها را انجام دهید و در او‌لین برقراری رابطه با سیستم آنان را آپ تو دیت فرمایید.
نصیب‌های دیگری نیز کم کم به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده‌است که هرمورد از آنها جهت ارتقاء مکانیزاسیون فعالیت‌ها در سازمان و تسهیل ارائه سرویس ها باطن و برون سازمانی ساخت و ساز گردیده‌اند:
صندوق پیام
سامانه ارسال پیام کوتاه
سامانه ارسال و اخذ نمابر و پست الکترونیک
گزارش‌ساز
اتوماسیون اداری همیاران سیستم
سیستم اتوماسیون اداری پایین اینترنت همیاران سیستم، ضمن ساماندهی فرایندهای سازمانی، قابلیت و امکان انجام مکاتبات اداری را به طور الکترونیک از هرجا جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن مهیا می‌نماید. سیستم اتوماسیون اداری پایین اینترنت همیاران سیستم با تولید بستری مطلوب برای تثبیت و گردش طومار و گونه های فرم‌های سازمانی، پیگیری ظریف، گزارش اقدامات موردنیاز و مدیر باصرفهٔ جلسات، ضمن سرعت بخشیدن به پروسه مکاتبات باطن سازمانی، قابلیت و امکان تعامل الکترونیک برون سازمانی را نیز آماده می‌نماید. گروه این تجهیزات با فایده‌گیری از بر‌ترین فناوری‌های ایجاد اپ، با کاربری معمولی و امنیت بالا تاسیس شده است.