こんにちは。
お教室専門 集客のコンサルタントの
福田早苗です。
今回は、Googleドキュメントの情報共有のやり方
について解説します。
Googleドキュメントの概要
Googleドキュメントは、
Googleのアプリ機能として提供している
便利なツールの1つです。
特徴は以下の3つです。
1.無料で使える
2.共有リンクを発行できる
3.互いに編集できる
まず、
Googleドキュメントのアプリは
無料で使うことができます。
マイクロソフト社のWordと似た機能ですが、
そちらは有料のため、
無料で使用できるのは
大きな魅力です。
2つ目は、
共有リンクを発行できる
ことです。
共有リンクとは、
ドキュメントを第三者と共有するための
リンク（URL）のことです。
共有リンクを知っている人は、
ファイルを閲覧できますし、
権限によっては
コメントや編集が可能です。
3つ目は、
先程も述べた権限の中でも、
互いに編集できる機能
があることです。
ファイルは本来、
所有する個人のみ
が編集できるものです。
しかし、
Googleドキュメントでは
オンラインの機能を生かして、
第三者による同時編集や個別編集など
が可能になります。
Googleドキュメントの作成・共有手順
Googleドキュメントを作成して
共有するには
次の手順で行います。
1.Googleアカウントにログイン
2.Googleドキュメントのアプリを立ち上げる
3.文字入れ
4.共有権限の設定
5.生徒と共有
以下に、
共有リンク発行までの
詳しい流れについて
紹介します。
1.Googleアカウントにログイン
まずは、
Googleドキュメントを使用するため
Googleアカウントにログインします。
アプリ一覧を開いたら、
標準のアプリ配置で上の方にある「ドライブ」か、
下のほうにある「ドキュメント」
というアイコン
をクリックします。
今回は直接ファイルを開ける
「ドキュメント」（ブルーのアイコン）
を選択します。
2.Googleドキュメントのアプリを立ち上げる
次に、
Googleドキュメントのトップ画面から、
新しいドキュメントを作成する
「+」アイコンをクリックします。
これにより、
空欄の
「新しいドキュメント」
が開きます。
タイトルは
「無題のドキュメント」
で文字がまだ入力されていない
状態です。
3.文字入れ
空白のドキュメントを開いた状態で、
「無題のドキュメント」を消して
タイトルを入力します。
このとき、
直接タイトルを編集しなくても、
1段落目にタイトルを入力して、
表題部分をクリックすると
自動的にタイトルが入力される機能
が使えます。
そのため、
表題部分のタイトルは
先に編集しなくてもOKです。
本文には、
カーソルを指定して
文字を入れられます。
今回は、
名前を入れることにして、
例えば「田中様」と
入力することにします。
文字の装飾や
テキスト形式、
色入れなどは、
Wordやワードプレスと似たような機能
が揃っているため、
メニュー内から選択して使えます。
4.共有権限の設定
共有したいドキュメントの文字入れや
文章作成が完了したら、
共有権限の設定を行います。
右上の「共有」ボタンを押します。
「一般的なアクセス」
のすぐ下にある
「制限付き」の▼マークをクリックし、
「リンクを知っている全員」に選択し直して
変更します。
すると
右側に「閲覧者」と出るので、
これが権限の状態を表します。
この状態のリンクを共有すると、
第三者はファイルを閲覧する
ことができます。
ただし、
コメントや編集はできません。
編集権限も共有したいときは、
「閲覧者▼」をクリックして
「編集者」に切り替えます。
この共有リンクを通じて
ファイルを第三者が編集できます。
一方だけではなく、
互いに編集できる
という点が大変魅力です。
5.生徒と共有
編集権限を変更した後、
左下の「リンクをコピー」をクリックすると
「リンクをコピーしました」
というポップ表示が出て、
URLがコピー状態になります。
後は共有したい相手に
このリンクを貼り付けて送る
だけです。
以上が、
使いやすいGoogleドキュメントの
共有方法になります。
ぜひ、参考になさってくださいね！
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