こんにちは。
お教室専門 集客のコンサルタントの
福田早苗です。
今回は、
教室の生徒名簿をGoogleスプレッドシートで作成する方法
について解説します。
生徒名簿の作成方法
習い事教室の生徒名簿は、
自分で作成することができます。
そこで、
おすすめしたいのが、
Googleスプレッドシート
で作る方法です。
Googleスプレッドシートとは、
Googleドライブで提供されている
表計算ソフトの機能を持ったツール
のことです。
有名なのはマイクロソフト社のExcelですが、
Googleスプレッドシートはオンライン上で編集する、
デバイスに依存しないメリットがあります。
Googleスプレッドシートで作成する理由は、
一覧にして見やすくできるためです。
生徒名簿で管理すべき5つの項目
習い事教室の生徒名簿では、以下の項目を管理します。
- お名前
- 入会日
- 生年月日
- 住所
- 電話番号
まずは簡単な生徒名簿を作りたいので、
今回の入力作業は、
上記5つに絞っています。
この5つを把握していれば、
後ですぐ見ることができますし、
年賀状を送る時にとても役立ちます。
実際に生徒名簿を作成する流れ
それでは、
生徒名簿を作成する手順
を以下に紹介します。
- Googleスプレッドシートにログイン
- 「＋（プラス）」から新規作成をクリック
- 新しいGoogleスプレッドシートの立ち上げ
- 入力作業
- 完了（ファイル名を決めて、URLを控える・ブックマークする）
1.Googleスプレッドシートにログイン
まずは、
Googleのアカウントにログインして、
オンライン上のスプレッドシート
のツールを使えるようにします。
2.新規作成の「＋（プラス）」をクリック
次に、
Googleドライブの画面から、
右下の「＋（プラス）」ボタン
を押します。
すでに古いファイルを開いていた場合は、
ファイルから新規作成で
ウインドウ上に新たなファイル
を開くこともできます。
3.新しいGoogleスプレッドシートの立ち上げ
ボタンを押すと、
画面上にはGoogleスプレッドシートの画面
が立ち上がります。
4.入力作業
ここまで準備ができたら、
今回の目的となる5項目の入力
を行います。
そこで
左端を1列だけ空けて、
セルには
「お名前・入会日・生年月日・住所・電話番号」
の順に右に1つずつ入力します。
生徒の人数が今後増えることを考えれば、
縦にスクロールする前提で
名前を下に増やしていける表の作り方が最適です。
一覧にしておくことで見やすく、
生年月日も書いてけば
「誕生日におめでとう」
なども言いやすいでしょう。
また、名前と電話番号の組み合わせで
そこから参照して、
すぐに連絡もしやすくなります。
ちなみに、
最初に1列空けて名前を書くのは、
番号を記入するためです。
数字を入れておくことで、
何人の生徒が来ているか
の把握がしやすくなります。
5.完了
入力の作業が完了したら、
ファイル名を決めて
（自動）保存します。
URLを控えるか、
ブックマークすることで
ファイルにアクセスしやすくする
ことも可能です。
アカウントのログインできるデバイスで、
いつでもどこでも見られます。
作成後の注意点
最後に、
作成後に注意すべき点
が2つあります。
（1）アクセス権限を全員公開にしない
（2）個人情報の取扱
（1）アクセス権限を全員公開にしない
1つ目は、
生徒名簿を全員が見られるように
公開しないことです。
Googleスプレッドシートでは、
URLを知っている人が自由に
アクセスできる権限を付与できるため、
うっかり生徒の方にみられる状態で
URLを渡さないことに気をつけます。
できれば公開設定はせず、
「制限付き」のまま
保存しましょう。
（2）個人情報の取扱
2つ目は、
個人情報保護法を遵守して、
目的外やプライベート利用に
名簿を使用しないことです。
習い事教室の事業者も
この法律の対象になっているので、
ファイルの扱いには注意しましょう。
ぜひみなさんも、
Googleスプレッドシートを活用して
生徒名簿を作成してみましょう。
ピアノ教室、絵画教室、バレエ教室、着物着付け教室、料理教室、
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