こんにちは。
お教室専門 集客のコンサルタントの
福田早苗です。
今回は、GoogleスプレッドシートとExcelの違い
について解説します。
Googleスプレッドシートとは何か
Googleスプレッドシートは、
Google社が提供するサービスの1つで、
Googleドライブ内で使える
表計算が可能なオンラインアプリ
のことです。
GoogleスプレッドシートとExcelの違いを整理
Googleスプレッドシートには、
Excelと区別するときの3つのポイント
があります。
まず、
Googleスプレッドシートが無料で使えること、
2つ目共有が簡単にできること、
そして3つ目が保存に便利なこと
です。
以下に詳しく説明します。
Googleスプレッドシートは無料で使える
まず、
表計算ソフトは世の中にいくつかありますが、
マイクロソフト社のWindowsで有名な
Excelソフトは有料です。
Googleスプレッドシートが
「クラウド」形式のツールに対して、
Excelソフトの特徴は
「オンプレミス」の形式で
パソコンにインストールすることで
使えるようになることです。
つまり、有料のソフト購入が前提となります。
もちろん、「Microsoft 365」で
Officeアプリ（Excel for the web）のオンライン提供も
もちろんありますが、
これも有料です。
オフラインで使えるExcelソフトと
オンラインのExcelは
機能も若干違いますが、
今回は説明を省略します。
一方、
Googleスプレッドシートは、
クラウド型オンラインの表計算で
Googleの無料サービスです。
一時的な無料体験や
無料グレードなどとは異なり、
利用自体はずっと無料です。
必要なのはアカウントを作る際の
携帯番号や
メールアドレス、
オンライン環境、
オンラインストレージの保存容量
です。
そのため、
普段持っている自宅や職場環境から
そのまま使って、
アカウントを作成し
Googleスプレッドシートを
使い始めることができます。
アカウントを既に持っている人であれば、
アカウント作成の手間もなく、
そのままホームから
Googleドライブにアクセスして
利用することも可能です。
共有が簡単
2つ目は、
Googleスプレッドシートで
ファイル共有が簡単な
ことです。
共有リンクの設定をするだけで、
第三者やビジネスパートナーと
閲覧や編集の権限を与えて
共有できます。
この点はとても便利なところです。
Excelでも共有して編集すること
自体はできますが、
バージョンによって設定方法も代わりますし、
その設定のための作業も
少し面倒です。
保存に便利
3つ目は、
クラウド型のツールということもあり、
保存機能が便利に使えることです。
例えば、
自動保存機能を使用すれば、
デスクトップ上の画面で作成作業をした際に
起こり得る保存忘れなどがありません。
設定さえしておけば、
保存ボタンの操作などをせずに画面を閉じても
勝手に保存されます。
また、
クラウド上にGoogleスプレッドシートのファイルが
保存されていますから、
同一アカウントにログインするだけで
デバイスを切り替えても
同じファイルを編集すること
ができます。
実際に、
Googleドライブはアプリとして
パソコンとスマホのものがあり、
どちらも同じアカウントで
ファイルにアクセスが可能です。
自宅や外出先、職場など
自由に同じファイルの編集を続けられるため、
パソコンでだけ編集する
オンプレミス型のExcelソフトに比べて
利便性が高いのです。
他にも違いはありますが、
Googleスプレッドシートとエクセルの違いは
整理すると主にこれらの3つが挙げられます。
ExcelからGoogleスプレッドシートにする場合の注意点
最後に、
Googleスプレッドシートが無料で
便利なことを知り、
Excelから普段使いに切り替える人も
いるかも知れません。
しかし、
Googleスプレッドシートには
多くの利点がありますが、
Excelソフトを使い慣れている人には
注意点もあります。
まず、
Googleスプレッドシートはオンライン環境
でないと使えません。
正確には、
オンライン上の
オープン形式ファイルに対して
元ファイルの「（編集の）変更を反映するには」です。
オフラインでも作業をすることはできまずが、
反映はされておらず、
複数人で作業や閲覧をする場合には、
オンライン環境が不可欠です。
そのため、
自宅以外の外出先でも、通信環境を保つための
スマホの3G・4Gや
外付けのモバイル回線、
ルーター
などが必要になります。
また、
細かい設定部分がかなり異なるため、
Excelで使えていた
サイズ調整や他の機能・設定
が使えないことです。
以上、
GoogleスプレッドシートとExcelの違い
や注意点について解説しました。
みなさんも、
GoogleスプレッドシートとExcelの違いを理解して
ご自身のビジネスに取り入れてみましょう。
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