前回は、一般社員向けの「身近な生産性向上策」①として、「仕事の棚卸しと優先順位付け」について、お話しをしましたが、今回は、チームの生産性向上をマネジメントする管理職についてお話ししたいと思います。
今の危機的な長時間労働の状況を受けて、国は、働き方改革と銘打って、改革を推進しているわけですが、社員一人ひとりが、健康で、やる気に溢れ、高い生産性をもって業務を遂行していくためには、管理職による業務マネジメントがなくては、チームに大きな成果をもたらすことはできません。
そこで、一般社員の声から、上司にこのようなマネジメントをしてほしい、という「理想の業務マネジメントＴＯＰ10」を探してみました。実際の声ですので、即実践することが可能なものがたくさんあります。
チームの生産性アップへ、「理想の上司」を目指してみませんか？
★理想の業務マネジメントＴＯＰ10★
①主要案件は、部下任せにせず、管理職主導で部下と一緒にスケジュール作成と進捗管理を行う。
②業務量に応じて課内の体制見直しを。各人の得手不得手を把握した上で、職員のモチベーションと成果を最大化させるよう業務分担を考える。
③前例にとらわれず、無駄な作業を作らない。効率化を図る。
「やめるもの」「前倒しする／遅らせるもの」「自分でやるもの」を決断することこそ、上司の仕事！
④作業指示は、「趣旨」「スケジュール」「成果物のイメージ」「重要度」を明示！
⑤指摘は具体的に、はっきり伝える！判断は早く！
ゴールをしっかり明示し、任せたら部下を信頼。サポートに徹する。
⑥打ち合わせはダラダラせず、終了時間とゴールを明確に！
終了後に次の指示を明確に。
⑦上司から能動的に話しかける。相談しやすい環境をつくる。
⑧自分のことは自分でやる。むやみに随行を求めない。
⑨自ら長時間労働にならない工夫を。有休取得や定時退庁も積極的に行う。
⑩みんなのやる気をアップさせる！
今回は、「理想の業務マネジメントＴＯＰ10」のうち一つめをご紹介したいと思います。
理想のマネジメント①
◎主要案件（主要取引先の案件など）は、部下任せにせず、管理職主導で部下と一緒に全体スケジュール作成と進捗管理を行う。
仕事の効率・生産性を高めるためには、時間を上手に使うことが必要です。決められた時間の中で仕事をやりきるためには、タスクとリソースの時間配分を効率的かつ適切なマネジメントで行われなければなりません。
例えば、部下に仕事を委任するときに、締切りまでの振興計画を部下と一緒に考えます。その時、スケジュールは、細かく決めるよりも、シンプルにすることで、溶け込みやすく柔軟性も高まります。これをもとに進捗状況をチェックしていきますが、ポイントは、細かくなりすぎず、あくまでもスケジュールの項目に応じて一つずつ確認していくことです。スケジュールに関わらず、頻繁に「あれ、どうなった？」と聞くのは、部下と一緒に考えたスケジュールに沿わないこととなり、信頼関係も損ねてしまいます。部下もスケジュールに基づいて、自身で考えて行動していますので、部下の仕事へのモチベーションを下げてしまわないよう、そこは信頼して、必要最小限のチェックにとどめる意識が正しい業務マネジメントに繋がります。
ちょっとしたコツ集
・毎朝、総務課長が朝メールにて、課内主要事項の進捗状況を更新し、部長や課内職員に送付。案件によっては部長レクの要否やタイミング、方向性等、処理方針を記載。大まかなイメージを持った上で作業するので、手戻りが少なくて済む。
・進行管理を部下に丸投げせず、ショートミーティング等で課題を自らで作成して意識合わせをする。
いかがでしたか？次回は「身近な生産性向上策（一般社員編）」②「時間の管理」についてご紹介したいと思います。お楽しみに。
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