Office 365でメールを統合する方法
Office 365のメールサービス(Exchange Online)と他のメールサービスを併用している場合、Office 365に送受信環境を統一できます。この場合、Office 365を他メールサービスのメールクライアントのように利用します。
たとえば、Office 365とGoogleのGmailを併用している場合、Office 365にGmailのアカウントを登録し、Office 365を使ってGmailのメールアドレスでメールを送受信できます。
Office 365アカウントの接続
Office 365では、他のメールサービスを統合する設定を、「アカウントを接続する」と呼びます。ここでは、Gmailを例に、アカウントをOffice 365に接続する手順を紹介します。
(1) Office 365にサインインしてOutlookアプリを開きます。「設定」(歯車)をクリックして、設定メニューの「メール」をクリックします。
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(2) 左側の設定メニューから「メール」→「アカウント」→「接続されているアカウント」メニューをクリックし、「＋」(新規作成)ボタンをクリックします。
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※右側の設定メニューがじゃまになるときは、「設定」(歯車)をクリックして、設定メニューを閉じます。
(3) 接続するメールサービス(ここではGmail)のメールアドレスとパスワードを入力し、「OK」をクリックします。
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Office 365ではGmail、Yahoo!メールなど、主要なメールサービスに対応しており、メールアドレスから自動的にメールサーバー情報を取得して設定します。ただし、自動設定できないメールサービスに関しては、手作業でメールサーバー情報を設定しなければなりません。手作業のサーバー情報の設定については、手順(13)以降を参照してください。
(4) Office 365「OK」をクリックします。
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(5) 少し時間がかかりますが、接続先サーバーからの受信トレイのダウンロードが始まります。「受信」トレイを開けば、新しく接続したメールサービスからのメールを読むことができます。
なお、既定の設定では、受信メールに返信するとき、受信したメールアドレスから返信します。たとえば、Gmailのメールアドレスで受信したメールに返信すると、Gmailのメールアドレスで送信します。
返信時のメールアドレスを1つに統一したいときは、「既定の返信アドレスを変更する」をクリックしてください。
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(6) 「▼」をクリックし、ドロップダウンリストから、返信時のメールアドレスとして使いたいメールアドレスを選択し、「保存」をクリックします。なお、それぞれの受信したメールアドレスで返信するときは「自動」を選択します。
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Office 365以外のメールアドレスで返信する
Office 365以外のメールアドレス(ここではGmail)で受信したメールに返信する例を紹介します。
(7) Gmailのメールアドレスで受信したメールを開きます。Office 365のOutlookですが、受信メールアドレスがGmailのメールアドレスになっています。返信をクリックします。
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(8) Office 365返信内容を入力し、「送信」をクリックします。
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(9) 送信が完了した送信済みメールを開いてみると、差出人のところに「(Office 365アカウント)が(接続した外部メールサービス)の代理で送信」と表示されています。つまり、Office 365はGmailのメールサーバーを使ってメールを送信しているわけではなく、Office 365のメールサーバーから、「差出人(メールヘッダーのFrom:)をGmailのアドレスに設定してメールを送信しています。
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(10) 受信者側に届いたメール。差出人はGmailのメールアドレスになっていますが、Outlookなど、メールアプリによっては「〇〇が△△の代理で送信」と表示されます。
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※手順(9)で説明したように、実際にメールを送信したメールサーバーはOffice 365ですが、メールの差出人(メールヘッダーのFrom:)のメールアドレスはGmailになります。送信サーバーと差出人アドレスが異なるため、受信側のファイアーウォールやメールアプリによっては、まれに、迷惑メール(偽装メール)と誤認されることがあります。
新規メールの作成と送信
Office 365以外のメールサービスを接続したとき、新規メール送信時に差出人メールアドレスを選択できます。
(11) Outlookアプリで「新規作成」→「電子メールメッセージ」をクリックします。
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(12) 「差出人▼」をクリックして、ドロップダウンリストで差出人メールアドレスを選択します。あとは、通常通り、件名、要件を入力し、「送信」をクリックして送信します。
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手作業でサーバー情報を設定する
Office 365が接続するメールサーバーを自動設定できないとき、手作業でメールサーバーを設定しなければなりません。
手順(3)の接続するメールサービスのメールアドレスとパスワードを入力した後、Office 365が自動設定できないときは「セキュリティ保護されていない接続」ページを表示します。
(13) 「セキュリティ保護されていない接続」ページが表示されたら、「スキップ」をクリックします。
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(14) 受信メールサーバーがPOPサーバーかIMAPサーバーかを選択し、「OK」をクリックしてください。あとは、サーバーのアドレス、ユーザー名、パスワード、ポート番号など、メールサーバー情報を設定します。
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接続したアカウントの詳細設定
接続したアカウントの詳細設定を行えます。たとえば、パスワードを変更したり、暗号方式を変更したり、接続したアカウントからメールを受信したときに受信済みのメールをメールサーバーに残すかどうか設定したりできます。
(15) 「接続されているアカウント」のページで、設定を変更したメールアカウントをクリックして選択し、「編集」(ペン)をクリックします。
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(16) 接続しているメールサービスの、メールサーバー設定を変更できます。(次の画面はPOPサーバーの例)
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※メールサービスによっては、そのメールサービス側の設定変更も必要になる場合があります。たとえば、Gmailでは、Office 365側で受信メールを削除するように設定しても、Gmail側で受信メールの削除を許可しなければ、いつまでもGmailのメールボックスに保存されます。