推薦書はフォーマットに従い、エクセルで作成した。これはそのまま、つまりエクセルファイルとして添付しよう。
推薦書に添付する書類として、下記の書類を送らなければならない。「○〇通信」以外は総会資料にあるから、該当するページをコピーすればいい。「20日締切りだから、19日に速達で送れば明日までは届くでしょう」と言う人あり。えっ、今どきコピーして郵送するの？それも郵送料の高い速達で？
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令和5年度収支決算書
令和6年度事業計画書
令和6年度収支予算書
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メールで送れますよ。推薦書はエクセルファイルで作ってあるから、そのまま添付する。問題は総会資料をコピーしたものをどうやってメールに添付するのか。そう思っていた人もいるようだ。月1回発行の「○〇通信」も何枚か送る必要があるが、どうやってメールに添付するのか。
答は簡単だ。キーワードはPDF（Portable Document Format）。エクセルやワード文書を保存時にPDFを選択すると、PDF文書となりそのままでは編集できない文書となる。変更されたくない文書はPDFで送ろう。
総会資料のコピーなど紙ベースをPDFに変換するにはどうする？普通の安い複合型プリンターで簡単に変換できる。USBメモリーを挿入し、紙の資料のスキャンし、画面に従ってPDF、あるいはJPEGなどのファイルに変換しUSBメモリーに保存される。ものの数秒でいくらでもPDFに変換できる。
ファイル名はPDF01、PDF02などのようなファイル名で保存されるから、パソコンに差し替えてF2キーを押し、好きなファイル名に買えることができる。あとはそれらをメールに添付し、送信するだけだ。一瞬で相手に届く。PDFで受け取った文書はたいていのパソコンで普通に開くことができるから、それをプリントアウトして資料として提出してもらう。
郵送とか速達でと言った人は、今はこんなことができるのかと目からウロコのようだった。