システム導入だけでは残業は減らない ～やらないことを決める～

【働き方改革】という言葉を覚えていますか。

安倍政権下で関連法が施行されてから、約８年が経ちました。

厚生労働省「毎月勤労統計調査」によれば、

法律施行前の２０１７年における

年間実労働時間（事業規模３０人以上）は１,７８１時間でしたが、

２０２５年には１,６９３時間と、年間で８８時間減少しています。

１日８時間労働とすると、約１１日分の労働時間が削減された計算になります。

そんな中、弊法人のお客様の中に、労働時間、

特に残業時間が増加している会社がありました。

中でも経理部門の残業が突出しており、

今回は私がその会社で実施した「残業時間削減の取り組み」をご紹介します。

なお、２０２４年度の残業時間は以下の通りでした。

この会社は「紙の受注からクラウド型業務システムへの移行」など、

残業削減に向けた取り組み自体は行っていました。

しかし、実際には残業が減らず、

特に経理部門はむしろ増加していました。

社長や経理部門にヒアリングしたところ、

残業増加の要因として次の３点が浮かび上がりました。

① 業務量の増加

事業拡大により、単純に仕事の総量が増えていた。

対応策：社員とパート社員の役割を明確に区分する。（特に社員の行わない業務を決める）

② 仕事の進め方が２０年間変わっていない

クラウド型システムを導入したにもかかわらず、紙ベース時代と同じ流れで仕事をしていた。

対応策：業務フローを見直し、担当者が自分の業務に集中できる仕組みに変更する。

③ 業務量の偏り

事業拡大に伴い、部署間で業務量の偏りが発生していた。

対応策：業務フローを変えることで偏りが自然と解消されると予測。

まず着手したのは、②の「仕事の進め方の変更」です。

“やらないこと”を明確にし、残った業務を誰が担当するかを決めました。

（やらないこと）

・紙の見積書作成を廃止・・・クラウド型システムでタブレットから作成できるため

→２回行っていたことを１回で済ませる

・請求書作成時の経理による商品チェックを廃止・・・経理は値引き・割引の確認に専念する

→システム登録者を固定化させることにより実現できる

　（その他）

・追加注文のシステム登録を担当者がその場で行う・・・経理に負担が集中しないようにする

次に①の「社員とパート社員の役割分担」を明確化しました。

パート社員が担当する主な業務（社員はやらない）

・来客対応（一次対応）

・電話対応

・請求書の作成・発送

・領収書の作成・発送

・社内報発信、社内連絡など総務業務全般

これにより、社員は指示・判断が必要な業務に集中できる環境が整いました。

この他、データベースを活用したシステム連携も行い、業務全体の効率化を進めました。

私がコンサルティングを開始したのは２０２５年度の７月からですが、

残業時間は次のように改善しました。

残業をゼロにするところまでは至っていませんが、

２０２６年度はそれ以前と比べて約半分にまで削減されています。

なお、残業代も２名で月間約１３万円の削減も行われています。

（社長は両名に残業代削減分を賞与で支給されていました）

私自身、業務効率化を考える際には次の３点に絞っています。

１．やらない業務範囲を決める（二度手間・三度手間・不要な作業を排除）

２．システムに合わせた業務フローにする（システム導入の効果を最大化）

３．データベースは１つに統一する（事業ごとに別システムを使わない）

特に１は即効性が高く、効果も大きいと感じています。

まずは社内で「やらない業務」を決めるところから始めてみてはいかがでしょうか。

担当：堺　友樹

「知らなかった」が通る人・通らない人の違い

相続の現場でよくある誤解があります。
それは、「知らなければ、期限は進まない」という思い込みです。

たとえば、相続放棄をしたければ
原則　『亡くなったことを知ったときから３ヶ月以内』　にしなければなりません。

いつまでにやらなければ認められないという　『期限』　があるわけです。

亡くなったことを知らなかったのなら、

その期限までのカウントダウンは進まない、と思いがちですが、
その「知らなかった」が自分の感覚どおりに認められるとは限らないのです。


まずは「知らなかった」が認められたケースをご紹介します。

経営者のCさんは長年疎遠だった父が亡くなったことを

死亡から約1年後に親族を通じて知らされました。

・父とはほとんど交流がなく
・連絡先も把握していない
・生活状況も不明
という状態でした。

お父さんには多額の借金があったため、Cさんはすぐに「相続放棄」を検討しました。
ここで争点になったのが、「いつ知ったのか？」でした。

債権者側は、
「親子なのだから、もっと早く知れたはず」と主張。

一方でCさんは、
・長年連絡が途絶えていたこと
・死亡の連絡を受けた具体的な経緯
・それ以前に知る手段がなかったこと
を丁寧に説明しました。

根拠となる資料もできる限り準備しました。

最終的に家庭裁判所は、
“「実際に死亡の事実を認識した時点」を基準とするのが相当”と判断
“連絡を受けた日＝亡くなったことを知った日”として認め、

Cさんの相続放棄は有効に成立しました。


一方で、逆の判断もあります。
・定期的に連絡を取っていた形跡がある
・病状の報告を受けていた

こうした場合は、
「もっと早く知っていたはず」とされ、

相続開始日の後ろ倒しは認められにくくなります。


ポイントは3つです。
① 形式的な関係（親子など）だけでは判断されない
② 「現実に知り得たかどうか」が重視される
③ 経緯を説明できる証拠や記録が重要になる

相続は「感覚」ではなく、
“説明できるかどうかで結論が変わる世界”という部分があります。

「本当に知らなかったか」ではなく、

「その状況で知らないことが合理的か」ということです。


・主張を裏付ける資料（債権者や行政からの通知）を保管しておく
・連絡を受けた日時や内容、やりとりを記録しておく
・迷ったらすぐに専門家に相談する


こうした地道な対応が、将来を大きく左右することになります。

担当：丹下　優子

努力の見える化 ~中小企業でも使えるKPI~

ＫＰＩ（重要業績評価指標）とは、最終目標を達成するための中間プロセス・中間目標のことです。

売上高５億円を達成するためには、

ＫＰＩ①「見積もりを年間２００件作成」する必要があり、

そのためにＫＰＩ②「新規問い合わせを８００件獲得」する。

といった具合です。

弊法人の顧問先にこのような話をすると

「うちは中小企業だし、今までそんなに根詰めてやってきてないから…」

と回答される社長が結構いらっしゃいます。

しかし、私は小さい会社にこそＫＰＩを決めることをお勧めします。

ＫＰＩを社員が見えるように示したことで社内にどういう変化が出たか、

顧問先の会社に起きた変化が以下の通りです。

①努力している社員を「賞賛」するための指標を示す

　→全員にとっての「お手本」を分かりやすく示す

②当たり前の「基準」を変える

　→周りと比べて自分はどうか意識する

③毎日見える場所に掲示することで「勝手に脳が意識する」

　→口頭で注意しないで、社員が勝手に意識してくれる

④ＫＰＩを意識することが社風となる

ある会社では、売上増加に対する試供品の割合を社内ポータルの一番上に設置しました。

社内の事務作業を行う時に必ず視界に入る場所です。

このような簡単な表を示した結果、試供品の消費割合が高かった２店舗の数字が良くなったそうです。

社長にお話しを伺うと、「勝手に社員同士で話し合ってくれる」

「会議で怒らなくてよくなった」と仰っていました。

難しい数字を決める必要はなく、「頑張る方向性」を示して

「社内の当たり前」を浸透させることが大事です。

注意したくない、社員の意識を変えたい、頑張っている社員を皆が意識してほしい、

このように社風を変えたい社長はぜひＫＰＩを見える形にして示してみてください。

上記のようにすごく上手くいくとは限りませんが、

悪い方向には転ばないのでぜひチャレンジしてみてください。

担当：工藤　正悟