その1-3 事務処理業務で考えなければならない
重要事項とは ・・・
先ず、会社は「事務処理で動いている」ということを
認識しなければなりません。
それが特に、中小企業の場合、その認識が薄いです。
会社の中で仕事を進めて行く場合、必ずその過程では
「事務手続き」が必要です。
例で示しましょう。
1.営業マンが注文を取ってきた場合、
(会社によっては、別の方法でやっている場合もあります)
①お客様に「見積書」を提示する。
②注文を貰う時は、「注文書」貰う。
③商品を納入する。
一般的には以上の過程を経ることになります。
この場合、事務処理として押さえなければならない
事項は、
ア.注文日
イ.納入日
ウ.入金日(現金なのか振り込みなのか手形なのか)
エ.定価と販売価格(値引き額はいくらなのか)
オ.在庫はあるのか
商品を販売した場合、上記内容は必ず事務処理の
時に記載が必要です。
しかし、中小企業の場合、守られていない項目が
いくつもあります。
これらが守られていない為に大きくは次のような問題
が発生しています。
A.売上利益が少ない。
(利益管理が出来ていない。もっと言えば、営業は
売上が全てだと言う営業マンもいる。このような
考えが赤字の主因と言える)
B.売掛金の回収率が悪い。
(売掛金の残高が多い。銀行借入金が多い。運転
資金が苦しい)
C.これに加えて、販売計画がしっかりしていない会社
では、商品在庫の偏在が発生しています。
営業マンは、販売計画に沿った販売に心掛けるべき
です。
大筋では、以上の内容になります。
会社は、いかに計画に沿って全社が仕事をして行かないと
利益を上げることは出来ない、という例です。