ミーティングはどんな業務にも欠かせないひとつのプロセスです。
しかし、「会っていることの満足」のワナがあり、
それにハマると、どんなテーマのミーティングも、
ただひたすら時間を使うだけで終わってしまいます。
そこで今回は効果的なミーティングのやり方をご紹介します。
『議題について、メールで徹底的にチェックしておく』
これは、メンバー全員に対し、
あらかじめ１～２週間前から行っておきましょう。
議題は何か、メンバーは誰か、質問事項は何か、確認事項は何か。
このメールでのやりとりを徹底的にしておくことで、
対面での打ち合わせが、普段なら２時間かかるものが
３０分に短縮できたりします。
『資料は、あらかじめメールの添付ファイルで配布しておく』
対面ミーティングの場合、資料を持参するケースが少なくありません。
これを当日、その場に持っていって、
それを見ながら打ち合わせを進めることが多いものです。
しかし、実際に、その当日のミーティングで
いきなり資料を目にしたところで、
参加者が資料内容をその場で理解できるとは限らないのです。
たとえば、新規案件に関するミーティングの場合、
新しい用語、新しい概念が打ち合わせの中で出てくる可能性があります。
なおかつ、人間は、新しい言葉や考えについて、
即座に理解できるわけではありません。
ミーティングでいきなり新しい用語や概念を目にしたメンバーが
一見理解したように見えても、実はそれは表面だけで
「わかっていなかった」ということもままあるのです。
こういう場合、あとから「あれって何？よくわからないんだけど」
「実は賛成できない」と言われてしまうこともあります。
こういう理解不足や誤解を防ぐためにも、
資料はあらかじめ配布しておきましょう。
『どんな対面ミーティングも「最終確認だけ」のつもりで行う』
今やITが進み、メールやSNSを使っただけでも可能なはずのミーティング。
けれど、対面やSkypeでもちゃんとミーティングを行おう、
という風潮は消える気配をみせません。
というのも、やはり一人一人が、お互いの顔を見て、
きちんと納得しているかどうかを
「空気」で確認する必要を痛感していらです。
「きちんと納得しているかどうか」の対象であるべきものは、
最終確認にほかなりません。
言い換えれば、対面ミーティングは、
「お互いがきちんと納得して確認」ができさえすればよいものです。
効率的な対面ミーティングとは、
実は最終確認がきちんとできたかどうかだけにかかっているのです。
仕事はミーティングだけではありません。
同時に、ミーティングそのものはお金を生みません。
一つ一つのミーティングを大事にし、マネタイズを心がけていきましょう。
『ミーティングのやり方として最初にテーマと目的を明示しておく』
効果的な方法としては、ミーティングの冒頭で、
テーマと目的を明確にする必要があります。
「そんなことは当たり前ではないか」と思われるかもしれません。
しかし、ミーティングの資料を事前に配布しているような場合、
進行役は「みんなわかっているだろう」と考え、
冒頭の説明を省略してしまう、
あるいは、テーマは伝えても目的は伝えない
というケースも少なくありません。
出席者の中には、自分の仕事に追われ、
ミーティングのテーマをよく理解しないまま
場に臨んでいるケースもなくはないのです。
ですから、必ず冒頭でテーマを再確認しましょう。
また、目的の明確化も必要です。
各自の意見やアイディアを出し合うのが目的なのか、
懸案事項について結論を出すためのミーティングなのか、
情報を共有するのが目的なのかを、必ず明確にしてから、
ミーティングをスタートさせましょう。
『終了時刻の遵守が効率的なミーティングのやり方』
開始時刻は守られても、終了時刻は
いいかげんにされるミーティングが少なくないでしょう。
一応、終了時刻は決めていても、それを守らず、
いつまでもだらだらと続く。
そんなミーティングは効率的とはとてもいえません。
ですから、これも冒頭に、進行役から「終了時刻の遵守の徹底」を、
いわば「宣言」するのです。
出席者全員がその意識を共有することによって、
自然と無駄な発言は減りますし、
「決められた時刻までに目的を達しなければならない」と考えて、
効率的なミーティングになるというわけです。
『終了時刻の10分前には「まとめ」をするのがミーティングのやり方』
もう1つは、終了時刻直前の10分間の使い方です。
ほとんどのミーティングでは、
最後に進行役が「まとめ」を行っているはずです。
その日に出された結論や、次回に持ち越しになる課題などを再確認し、
出席者全員が情報を共有するために、「まとめ」は必要です。
しかし、多くの場合、それを終了時刻まぎわになって、
かんたんに済ませてしまっているのではないでしょうか。
これでは効率的とはいえません。
「まとめ」をすることによって、
新しい意見やテーマが生まれることもありますし、
「言い忘れたこと」を発言する出席者もいるからです。
そこでおすすめしたいのは、
終了時刻の10分前になったら「まとめ」をすること。
こうすれば、必要な情報共有がむりなくできますし、
「伝え漏れ」などもなくせるのです。
『タイムスケジュールを細かく設定する』
会社の会議の進行役やリーダーは、
常によきファシリテーターとなることを
意識しなければなりません。
ファシリテーターとはつまり、
会議という「船」を操る舵取り役のことです。
上手に舵取りすることによって、会議は効率的に進行し、
成果をあげることができるのです。
では、どういう点に気をつければ、上手な舵取りができるのか。
まず、会議資料を準備する段階で、
細かいタイムスケジュールを設定しましょう。
たとえば、会議で取り上げるテーマが3つあり、
それを1時間の会議ですべて検討するとします。
その場合は「テーマAは15分、テーマBは20分、テーマCは15分、残りの10分でまとめる」
というように、時間を割り振ってしまうのです。
こうすることによって、会議の参加者は
「制限時間内でできるだけ有効な発言をし、結論が得られるようにしよう」
という意識を持つことができるのです。
『脱線発言があったときは、すみやかに本題に戻す』
会議で必ずと言っていいほど出るのが、不規則発言、脱線発言です。
テーマとは関係ないような発言が、ほとんどの会議で出てきます。
こうした脱線発言が、新しいアイディアを生むための
ヒントになることもありますから、
すべてがNGと言うことはできないでしょう。
しかし、ある人が断線発言をし、別の人がその発言に対応し、
さらに最初の発言者がそれに応じるというような流れになると、
会議はどんどん違う方向へ進んで行ってしまいます。
それを軌道修正するのが「舵取り」の役目です。
できるだけ早く本題に戻すよう、常に気を配らなくてはいけません。
『新しい課題についての検討は最後に回す』
また、会議中、本題を議論する過程で、
新たなテーマが生まれるということもよくあります。
そうした課題の創出も会議の役割りのひとつと言っていいでしょう。
しかし、新テーマが出されたときに、
その検討を始めてしまうのは、効率的なやりかたではありません。
本来議論させるべき課題がほったらかしになってしまうと、
その課題を検討するために、また別の会議を設定する必要が生じてしまうのです。
そうならないように、新たなテーマについては、会議の最後に、
もし時間があれば検討する、時間がなければ次回の会議のテーマにする、
という対応を取るようにしましょう。
ミーティングというのはやり方次第で
プラスにもマイナスにもなる重要なものです。
資料などはその場で確認するのではなく、
あらかじめ配布しておく、時間を守る、結論を出す
などをしっかりとおさえておけば、
ミーティングのやり方をかなり効率化させることができます。
一度効率化させてしまえば、あとの仕事が
大きくはかどるきっかけになるものなので、
ぜひ効率的なミーティングのやり方を確立させておきましょう。
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