仕事が早いというのは自己評価はあまり当てにならず、
周りからの評価で決まるものです。
自分でも何となく要領が悪いな・・・と感じていたら、
周りの人はその数倍感じているかもしれません。
そんな時は仕事が早い人のやり方を真似てみるのが
もっとも効果的な方法だと言えるでしょう。
そこで今回は仕事が早い人の特徴をご紹介します。
『相手の要求レベルを素早く理解できるのが仕事が早い人』
仕事が早い人は仕事を頼まれた時、どれくらいのクオリティで
いつまでに仕上げたらいいかを必ず確認します。
スピードを重視するのか・品質を重視するのか。
スピードを重視するなら、どれくらいまで
クオリティが下がっても許容できるのか。
そういった点を事前に確認するので、
仕事の優先順位を上手にできるようになり、
結果的に全ての仕事がスムーズに回るようになります。
頼まれた仕事を何でも100％完璧にこなそうとすること程、
要領が悪いことはありません。
実は仕事を頼んでくる人というのは、
断られても仕方ないかと思いながらダメもとで
依頼しているケースも多々あるのです。
よくよく話を聞いてみると、100％は求めていなくて
実は80％くらいのクオリティで十分ありがたい
ということも珍しくありません。
仕事の早い人は、相手の要求レベルに合わせて
必要最低限のエネルギーで仕事を完成させます。
『仕事が早い人はデスクトップやフォルダがきちんと整理されている』
仕事が早い人は例外なく、PCのデスクトップがスッキリしています。
ごちゃごちゃしたデスクトップでは、
必要なファイルを必要な時にすぐに見つけることができません。
ちょっとした事ですがこの「探す時間」を極力省くだけで仕事は早くなります。
しょっちゅう使うファイルはタスクバーの「いつも表示」に、
よく使う順に並べておきます。
月日がたつにつれてよく使うファイルにも変動がありますから、
仕事の早い人は定期的にタスクバーやフォルダの位置や並べ方を見直します。
フォルダも闇雲に作っては逆に探しにくくなるので、
数か月間アクセスしていないフォルダがもしあれば、
どれか別のフォルダと統合できないかどうか検討します。
仕事の早い人のPCはデスクトップもフォルダも
スッキリしていて快適です。
『仕事を早くする方法について、常に人の3倍は考えている』
仕事が早い人も、新卒の頃から最初から早かったわけではありません。
社会人なら誰でも仕事の遅さについて怒られた経験があるはずです。
普通の人は落ち込むだけで終わりですが、
仕事の早い人は悔しさをバネに成長してきました。
仕事を早くする方法についての指南書を
何十冊も読んだり、仕事の早い先輩を観察したり。
仕事が早いと評価されるようになった今でも、
効率的な仕事の進め方について常に模索しています。
つまり、向上心が強く謙虚なのです。
仕事の早い人は現在の自分に満足することなく、
日々成長することを考えています。
だからますます仕事が早くなるのです。
『仕事が早い人は頭の中で常に仕事の優先順位を柔軟に考えている』
仕事を早くこなす人は、まずその日のうちに
しなければならない仕事全体を瞬時に把握できます。
そして仕事に優先順位を付けて、状況に応じて
臨機応変に業務をこなしていく術を身につけています。
今日はAとBとCの仕事を片付けなければならない。
一番優先順位が高いのはAの仕事だけどそれはあと数分で終わる。
それであれば一番時間がかかるCの仕事から取り掛かり、
少しでも先にそちらを片付ける。
そしてAの仕事のリミット寸前にAの仕事を片付ける。
こんなやり方をするので仕事が全体的に効率よく進みます。
1つずつ順番に仕事を片付けていくとなかなか仕事が進みません。
『周囲の状況をよく理解しているのが仕事が早い人』
仕事を進める上で重要なのが
「自分の周りがどう動いているか」を把握することです。
今日中に作らなければいけない報告書があり、
完成したら上司の印鑑が必要な場合、
まず上司のスケジュールをチェックします。
もし上司が午後から外出であれば午前中のうちに報告書を仕上げます。
その報告書よりも優先順位が高いものがあってもです。
報告書の完成は上司の印鑑があってこそなのです。
その点を素早く理解し行動しなければ、
結局報告書はその日のうちに出来上がらないことになります。
仕事は自分一人では進まないことをよく理解し、
常に周囲に意識を向けている人は仕事の進め方が上手です。
『仕事が早い人は次に何を指示されるのかわかっている』
次に何をすべきか、何を指示されるのかがわかっているので、
それに対する対応の準備が出来ており、
上司に「次はこれをやっておいてくれるかな？」と言われた時には
「もう大体出来ています」などと驚くような応えをします。
仕事をよく理解しているため、
上司が何を期待しているのかもちゃんとわかっており、
その結果このような行動を取ることができます。
『次の日の仕事をメモに書いてから帰宅する』
その日の仕事の終わりに、
明日すべきことをすべてメモに書き出し、
優先順位をつけておきます。
その用紙を自分のPCやデスクに貼り付けて帰宅します。
このようにしておくことで、翌朝からさっと仕事に取り組め、
万一急な体調不良で休みを取ってしまった時も、
そのメモを同僚に見てもらい
進めておいてもらえそうな仕事をお願いする体制を取ります。
常に仕事が滞らないよう気を配っているのです。
仕事が早い人には必ず理由があります。
それは、やるべきことをきちんと習慣に落とし込んでいるかどうかです。
仕事が遅い人は、その場限りで仕事を進めようとする傾向があり、
計画性がないことがほとんどです。
しかし仕事が早い人は、
こういうときはこうする、こうなったらああする、
といった具合に計画ができており、
さらに仕事の優先順位もつけています。
こうすることで、急に入った仕事も対応することができますし、
比較的余裕をもって仕事に取り組むことができます。
また、余裕が生まれると周りを見ることができますので、
ますます仕事に敏感になっていくのです。
これが習慣になっているかの違いが、
仕事が早い人と遅い人の違いになるといってもいいでしょう。
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