時間に余裕があるうちに・・・と、町内会長の引継ぎ準備をしています。
3年前からの資料が段ボール3箱に入って引き継いだ時に、「これを年々続けるわけにはいかない」と感じていました。
まずは3年前の資料は処分。
2年前、昨年度の資料のうち、チラシやデータに入っているレジュメや議事録も不要資料として分けて箱詰め。→これは来期会長には持って行かず、私がしばらく様子見てから処分することにします。
沢山のクリアポケットフォルダが空になりました。
これも汚れたが多いので、来年使う分だけ残します。
過去2年分が1箱になりました。その箱の蓋には、マジックで矢印を書き、「ここからは〇〇年3月に処分する」と明記。
昨年度の資料はまだ多く残していますが、再来年3月にはかなり減るはず。
とてもアナログ
書きにくくて字が汚い
↓↓
私が今年引き継ぐ資料は3冊だけにしました。
それでも、全部は車で運ぶ必要あり(-_-;)
クリップや封筒、スタンプなどの文具も、2箱に渡ってありましたが、1箱にまとめました。
保存資料はなんとか終わりましたが、まだまだ引継ぎ文書を作る作業が残っています。
文書も、前年度までの会長さんがとても親切で、文面の中に「〇〇年○月〇日に・・・」など、年月日が入っていることが多いのですが、そこを訂正して使用するのはミスにつながるし面倒なので、あえて削除。
そのままコピペで毎年使えるように。
あと少し、時期会長さんの負担が少しでも減るように頑張ろう。
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