企業内での新たなコミュニケーション手段として注目を集めている「社内ソーシャルシステム」。成功事例があまり多くないため「うちの会社では難しそう」という印象を持たれることもありましたが、日本でも「部門を超えた素早い情報共有」「効果的なノウハウ共有」といった社内ソーシャルのメリットを享受している企業もたくさんあります。本連載では前回、そうした企業の例を前後編に分けて紹介しました。
今回は、ツール選定の視点も含め、社内ソーシャルの仕組みを自社に取り入れる際のポイントを紹介しましょう。
●社内ソーシャル導入に失敗しないための「5つのステップ」
前回までの連載から、社内ソーシャルシステムの導入に成功している企業は2つのポイントを押さえていることが分かりました。それは「目的を明確化すること」と「小さな規模から始めること（スモールスタート）」です。
目的の明確化とは、例えば「部門をまたいで行われている“ある業務”をスピーディーにしたい」というレベルまで導入目的を絞り込むことです。一方スモールスタートに関しては、成功企業では「ユーザーの範囲を必要最低限のメンバーにとどめる」などの取り組みが行われていました。
これらの事例にならうと、社内ソーシャル導入を失敗しないためには以下の5つのステップが必要だと分かります。
1. ターゲット業務を決める
2. 役割分担とコミュニケーションパスを整理する
3. 情報共有の手段と目的を洗い出す
4. ボトルネックを定義する
5. ツールを選定する
1、ターゲット業務を決めよう
まずは社内ソーシャル導入のきっかけとなる「ターゲット業務」に当たりをつけましょう。
社内ソーシャルの効果には、部門を超えた素早い情報共有や、効果的なノウハウ共有などが挙げられます。つまり、「遂行するためにスピードが求められる業務」や「複数部門での情報共有が求められる業務」などは、社内ソーシャルの導入でより効率的にプロジェクトを進められる場合が多いです。
今回は、「イベント出展プロジェクト」をターゲット業務として想定してみましょう。
2、業務の役割分担とコミュニケーションパスを整理しよう
ターゲット業務が決まったら、次はその業務の役割分担とコミュニケーションパスを整理しましょう。業務を進行するリーダーは誰か、各テーマについて情報を最も多く持っている担当者は誰かといった情報が分かれば、その後のステップがスムーズに進みます。…