生成AIを会社で使う前に決めたい社内ルール
渋谷区でIT会社を経営してる高橋昌吾です。
生成AIを仕事に使ってみたい、
という相談は増えています。
文章の下書き、議事録の整理、
問い合わせ対応の準備、社内資料のたたき台など、
使い道は身近なところにあります。
ただ、会社で使う場合は、
便利そうだからすぐ使うという進め方より、
先に小さなルールを決めておくほうが扱いやすくなります。
高橋昌吾（タカハシショウゴ）が発信するAI活用やDXの考え方では、
生成AIを特別なものとして構えすぎず、
日々の業務改善につながる道具として見ます。
そのためにも、
使う前の線引きを社内で共有しておくことが大切です。
まず決めるのは使ってよい業務
生成AIを社内で使うとき、
最初に決めたいのはツール名ではありません。
どの業務で使うのかを先に決めます。
たとえば、
社内向けのお知らせ文を整える。
会議メモを読みやすくまとめる。
よくある質問の回答案を作る。
Excelの表を見ながら説明文を考える。
こうした用途は、
AI活用を始める入口として考えやすい分野です。
一方で、判断が必要な内容や、
相手にそのまま送る文章については、
人が確認する流れを決めておくほうが安心して使えます。
「何でも自由に使う」ではなく、
まずは使ってよい業務を一つ決める。
この小さな線引きがあるだけで、
社内で試しやすくなります。
入力してよい情報を分ける
次に見るのは、
生成AIへ入力してよい情報です。
仕事で使う文章には、
社内だけで扱う情報や、
相手とのやり取りに関わる内容が含まれることがあります。
そのため、最初から細かい規程を作るより、
まずは入力してよいものと、
入力しないものを分けるところから始めます。
たとえば、
一般的な説明文の作成、
文章の言い換え、
見出し案の作成、
会議の構成案づくりなどは、
扱いやすい用途です。
反対に、相手を特定できる情報や、
社内だけで確認している資料の内容は、
そのまま入れずに、
内容をぼかして相談する形にします。
高橋昌吾が中小企業のIT導入で大切にしているのは、
専門的な言葉で固める前に、
現場の人が迷わない表現にすることです。
「これは入れてよい」
「これは入れない」
と短い言葉で共有できるほうが、
実際の業務では使いやすくなります。
AIの回答は人が確認して使う
生成AIは便利ですが、
出てきた文章をそのまま使う前に、
人が確認する流れを入れておくほうが実務に合います。
特に会社の発信文、
取引先やお客様へ送る文章、
社内の判断に関わる内容では、
最後に見る人を決めておくと進めやすくなります。
確認するポイントは難しくありません。
- 意味がずれていないか
- 会社の言い方に合っているか
- 相手に伝わる表現になっているか
- 余計な内容が入っていないか
この4つを見るだけでも、
AIの文章を業務で使いやすい形に整えられます。
AI活用は、
人の仕事をなくす話ではなく、
下書きや整理にかかる時間を軽くする考え方です。
最後に人が見る前提にすると、
社内でも取り入れやすくなります。
小さく試して社内の言葉にする
生成AIのルールを作るとき、
最初から立派なマニュアルを作ろうとすると、
運用が重くなります。
まずは一つの用途に絞り、
使ってみた結果を社内の言葉で残します。
たとえば、
「会議メモの整理に使う」
「社内向け文章のたたき台に使う」
「見出し案を出すときに使う」
といった形です。
使った人が、
どの入力で使いやすかったか、
どの回答は直したほうがよかったかを残しておくと、
次に使う人が迷いにくくなります。
DXやIT導入は、
一度に大きく変えるものではありません。
中小企業では、
毎日の仕事に合う形で少しずつ整えるほうが、
続けやすくなります。
生成AIも同じで、
小さな用途から始めて、
社内で使える言葉にしていくことが現実的です。
今日決めること
今日決めることは、
生成AIをどの業務で試すかです。
いきなり全社で広げるのではなく、
まず一つだけ選びます。
- 社内のお知らせ文を整える
- 会議メモを読みやすくする
- よくある質問の回答案を作る
- 資料の見出し案を出す
- 文章の言い換えを試す
選んだら、
入力してよい情報と、
最後に確認する人を決めます。
この二つが決まるだけでも、
生成AIの使い方はかなり整理されます。
まとめ
生成AIを会社で使う前に、
大きな仕組みを作る必要はありません。
まずは使ってよい業務、
入力してよい情報、
最後に確認する人を決めるところから始めます。
高橋昌吾が伝えるAI活用や業務改善は、
難しい技術をそのまま現場へ持ち込む話ではありません。
中小企業の仕事に合わせて、
使いやすい形に翻訳していく考え方です。
生成AIも、最初のルールを小さく決めれば、
日々の業務を整える道具として扱いやすくなります。