海外とのリモートワーク　エチケットとマナー

 

海外とのリモートワークエチケットとマナー

 

英語脳プロデューサーのZakです。

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海外赴任15年の経験から、英語学習、ビジネス英語、海外生活、異文化コミュについて書いています。

 

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リモートワークが当たり前に浸透している今日この頃ですね。

 

日本で設計して海外で生産するような仕事の場合は、以前からリモートっぽい仕事だったですけども。

 

日本と海外との間での打合せが必要になりますから、そういう仕事を当たり前にしてきた人であれば、特に目新しい事でもないんよね。

 

でも、新たに導入したチームや会社では、あるべき基本が抜けていたりして、リモートワークは意外にやりづらいということ、ないでしょうか？

 

何も準備せず、単純に在宅勤務に移行すると、デメリットの罠にはまってしまいます。

 

以前、読んだ本でこういうのがあります。

 

 

離れて仕事をするリモートチームの管理はこうしなさいとか、何がポイントだよっていうことが書いてあるんですが、私はこれを早い時期に読んでおいてよかったと思いました。

 

離れている人たちが目標に向かってどう連携していくか、チームの評価や、人事評価をどうするか、ITツールをどう使いこなすか、などが書いてあります。

 

その一部を、整理していきます。

 

日常のリモートワークで、ビデオ通話をつないだ時にありがちなことなんですが、エチケットやマナーとして気を付けたいことがあります。

 

リモート環境での会話は、「通信」なんですね。機材を使って音声を電気信号に変えて、それをネットワークで伝送して、受け側で電気信号を音声に変えて聞いている、これ通信しているといいます。

 

 

通信環境の状況によっては、次のような困った現象になります。

  • 声が部屋の壁に反響して聞き取りにくい
  • ボソボソと話すので聞き取りにくい
  • 機材か通信が不安定で音声が途切れる
  • 音楽が聞こえる、家族の会話が聞こえる

 

ありがちなのは、対面で話しているかのように、語尾がはっきりしなかったり、早口だったり、文章の体をなしていない話し方もあるじゃないですか。議事録をうまく残せなくなったりしますよね。

 

アナウンサーのように話せとは言わないが、マイクを通して通信しているという認識が必要なんです。

 

意外と知られていないのですが、人の声ってマイクを通すと変わります。マイクやスピーカーの特性によっても音が変わります。

個人の声質による場合もありますから、自分の声質は相手にどのように聞こえるかを事前チェックしておいたほうが良い場合があります。

 

海外との通信では、ことさら重要ですよ。

聞き取れなければ、何を話せばよいのか分からなくなりますからね。

 

リモート会議（打合せ、検討会、会議など）の進め方ですが、

  • アジェンダがない、または資料の事前配布がない

  • ゴールが示されない

  • いつの間にか、日本人が日本語でやり取りしてしまう

  • 資料の共有をしない、口頭議論だけやっている

  • 海外との時差を考慮しない時間帯に開催する

  • 解散する前に、サマリを共有しないまま終わってしまう

  • 決められる人（決裁者）が明確でない

最後の項目は、特に大切です。
 
紛糾したり、やるかやらないかを決めたり、お金をいくら使うなどを決められる人が出席していること、これ大事です。
例えば、
プロジェクトリーダー、あるいは主催者
 
でないと、紛糾したり、愚痴ったり、傷をなめ合ったりするだけで、烏合の衆になってしまいます。
 
 
また、ビデオ会議なのに、ビデオのメリットを生かせていない会議、ずっと参加者の顔を映しているだけ、もったいないですね。
 
顔を合わせていない仲間だからこそ、そして、言語のハンデもあるわけなので、事前にアジェンダや資料を準備してしっかり伝える、またはホワイトボード機能を使って、目的やゴールを明示することはとても大切です。
 
逆に、報告を受けたり提案を聞く集まりであれば、同じことを要求します。その際、出来る限り必要と思われる準備時間は取ってあげましょう。
 
そういうことをせず集まって話だけして終わるのでは、大した成果は期待できません。
 
時差の関係で、明け方や夜中に参加してもらう場合は、なおさらです。ただおしゃべりしているだけでは、眠いのに出席している人は憤慨するでしょう。
 
海外とのやり取りは、英語が基本でしょうから、日本人同士の会話も原則英語とすべきです。
 
日本人同士で会話していると、不信感が生まれてしまいますので、注意が必要です。日系企業だからといっても避けるべきです。
 
 
まとめ
 
当たり前のようなことを書いてきましたが、意外と出来てなかったりしませんか？
 
相手の立場に立った時、どう思うかなと考えると割と答えは簡単に見つかるかもしれません。
 
必要であれば、ルール決めしてマニュアルみたいなものを作って、共有すればいいでしょう。
 
F2Fではないという意識と、相手に対する気遣いやエチケットを守ってあげれば、誤解による人間関係の悪化を防げるし、議事進行がスムースになるし、期待通りのアウトプットが出てくる確率が上がります。
 
そして、ミーティング時間もなるべく短くすることも考慮したほうがよいです。検討する時間が必要なら、無理して会議時間を延ばすより次回に持ち越して、そしてサッと終わらせる判断も必要です。
 
海外とは、どうしても時差が付きまといますから、時間設定は事前調整して決めておきましょう。どちらかが夜中あるいは明け方になってしまうなら、交互に犠牲になるとか、相手がフェアな感覚を持てるような感じでいきましょう。