時間割を配布したその日から、変更依頼が届き始める。
学校行事、体調不良、保護者の都合、講師の勤務変更。
理由はさまざまだが、欠席・振替の申請は毎日2〜4件、多い月では60〜80件にもなる。
1件の変更依頼が届くたびに、管理者は何をするのか。
まず、変更対象のコマを確認する。
次に、その生徒が受講できる別の日時を探す。
その日時に出勤している講師を探す。
その講師がその生徒の科目を教えられるかを確認する。
その時間帯に教室のキャパシティに余裕があるかを確認する。
他の生徒との組み合わせに問題がないかを確認する。
振替先を確定し、生徒・保護者に連絡する。
これが1件あたりの作業だ。
月に60〜80件発生するということは、この作業を毎日繰り返すということだ。
最も怖いのはクレームだ。
「この日はNGだと事前に伝えているはずですが」。
これは絶対にやってはいけないことだが、毎月1〜2件は必ずといってよいほど起きる。
人間が頭の中で全条件を処理している以上、見落としはゼロにはならない。
変更対応が発生するたびに、コマ全体の見直し、生徒と講師の組み合わせの再検討、席数の再チェックという再配置作業が必要になる。
この負荷は、時間割を組み終えた後も常に高止まりし続ける。
「いつまで予定を組まなきゃいけないんだろう」。
「生徒も講師も増えていく中、掛け算で負荷が上がっていく」。
「他の誰かに依頼するにも依頼ができない」。
管理者は、毎月これを繰り返し、そして毎日これを捌き続けている。
これは「大変な仕事」ではなく、構造が人に無限の負荷を課している状態そのものだ。