前回書きましたように、間接業務は反復的で定型的な傾向があるとはいえ、制度や仕組みの変更により不変な業務とは言えません。したがって、一旦策定した業務プロセスの変更が必要になるのです。
このような変化をスムーズに乗り越えるには、全体のプロセスの変更を実行して全員に周知させるには相当能力の高い人材が不可欠と言えます。しかし全員専門性の高い人材を抱えることは、顧客から期待されるコストからすると難しいことも事実です。
既にご存じのように間接業務は無形で、仕様を詳細に決めないと定められた品質なものが出来上がらないという特性を持っています。しかし、間接業務を人が担うことを前提にすると、仕様の変更の都度経験の低い人で対応するのは極めて難しいことです。したがって、人的な負担を少なくするという対応が望ましいことです。
更に、アウトソーサーとなると委託会社の部外者です。したがって、制度や仕組みの変更の情報がスムーズに入手できないこともよくあることです。私も以前アウトソーシングビジネスに携わっていましたが、次のようなことがありました。
給与賞与業務の受託をしていましたが、委託会社から賞与支給の直前に従来とは全く違う算式の連絡を受けました。連絡から実際の支給までが極めて短かったので一時に大きな負荷を要しました。
アウトソーシングせずに、委託会社内で計算を行うなら、算式に変更の決定も実際の計算も同じ会社で行うことになります。したがって、情報の交換が行われやすいと言えます。また、変更準備や作業も考慮した対応が行われることが一般的です。このように、アウトソーシングになると組織の壁が立ちはだかり、情報の遮断が起こり大きな業務の障害になります。
したがって、アウトソーシングをスムーズに運営するには委託会社との密接な情報交換を行うことをいかに実行するかが一層大事になります。
次に、委託会社からクリーンなデータが入手できるかがアウトソーサーでの業務をスムーズに実行できるかの鍵になります。間違った処理を人はいつも同じだと言うことも多いかも知れません。アウトソーシングでなければ、自社内でよく間違う人を指導することで、間違いを防ぐことも可能です。しかし、アウトソーシングとなると他企業の担当者への指導はなかなか難しいことです。したがって、委託会社側で誰もが間違わないような処理をどのように行うのかが重要となります。
次回は、以上のような捉え方からあるべきアウトソーシングについて述べたいと思います。