今日は着眼点の中で、「単純化」「平準化」に関して述べます。
「単純化」は、業務をできるだけ単純にして誰にでも対応できるようにすることです。しかし単に、業務を分解して業務を小間切れにして担当を分けることではありません。業務の基本は前に述べましたように、ＰＤＣＡを一体にして対応することがベストです。なぜなら、人を創造的にさせるのはこの方法をとるしかないからです。したがって、このことを基本にしながらも、入力作業など単純な作業を外部アウトソーシングすることが「単純化」の本来の目的です。要は人がより創造的な業務に徹するための手段なのです。このことは後に述べる「ＩＴ化」の目的と同じです。
次に「平準化」について述べます。業務は日・月・年の中で全く同じように負荷がかかるというものではありません。たとえば、給与の支払いは毎月２５日など決まっていますし、決算も四半期ごとと予め定められています。したがって、業務も定められた納期にしたがって進められているので、どうしても納期前になると負荷がかかる傾向があります。逆に、納期が過ぎると業務が少なくなることになります。つまり、日・月・年の中で業務量のばらつきが発生して、負荷かかかるときは超勤が多くなり、負荷が少ない場合は‘遊び’が発生することになります。したがって、できるだけ日・月・年のどこを切っても仕事量を同じにしてばらつきを減らすことで無駄をなくすことが、ここで言う「平準化」です。
「平準化」は基本的考えとして取引が行われた時にリアルタイムで処理するのがベストです。しかし、先に述べた「給与支払」や「決算」など制度や法律によって負荷のばらつきが避けられない場合もあります。また顧客への請求業務など営業施策で特定期間に高負荷が避けられない場合もあります。このような場合は、パート・アルバイトの採用などテンポラリーな雇用対応で高負荷を凌ぐしかないと思われます。
また、担当業務によって個人別の負荷に差が発生する場合もあるかもしれません。このような場合は、担当業務の枠を超えて応援体制を敷くのが妥当と思われます。応援体制を敷くには、行ものローテーションを早いタイミングで行い「多能化」を図るのが必要になります。
明日は「ＩＴ化」に関して述べます。