本日は業務改革の着眼点である「標準化」「簡素化」「単純化」「簡素化」「ＩＴ化」について述べたいと思います。
それぞれの着眼点は当たり前過ぎて深く考えずにそのまま納得してしまうかもしれません。しかし逆に具体的にどうするのかはなかなか考え付かないかもしれません。ですから実は厄介なことかもしれません。
まず「標準化」も、いずれの企業でも口を酸っぱくして言われることです。しかし、業務の属人化や同一拠点ごとに異なることが多くの企業で見られます。また業務の例外処理を認める企業風土も多くの企業であることが影響しているかも知れません。つまり、業務が担当者自身の暗黙知の中で形成されてきた背景がどの企業でもあるのです。よく言われる通り標準化の対策として「マニュアル化」が言われますが、現状の業務をそのままマニュアル化しても必ずしも標準化にはつながりません。まずは一旦、現状業務をそのまま棚卸してプロセスを詳らかにすることから始めるべきです。事実として明らかになった現状業務を部門内の他者からレビューするとか、できれば業務効率の高い企業を訪問してベンチマークするとかが有効な解決方法です。また、同一業務を拠点別に比較して進んだ方法に統一するなども行った方が有効です。言い換えれば、他者の評価を受けるのが共通の解決策になります。
次に「簡素化」の問題です。よくあるケースは、作成の背景が消滅しているのにも関わらず作業自体は継続されていることです。たとえば、税務調査や労働基準監督署の調査の際、指導されたことで始め、現在はその背景が消えているケースです。また社内的に上司の指示で作成が行われ、背景がなくなったにもかかわらず以後継続されているケースです。しかし、このような作業は「ムダ」と言うほかありません。このような場合の「簡素化」の解決には「業務の目的」を明確にすることから始めることです。また、この場合も、上司など他者の評価を受けることがポイントです。
更に、社内のルールや制度が複雑で業務が複雑になっているケースもあるかもしれません。このような場合の「簡素化」は、ルールや制度を変更するほかありません。しかし、ルールづくり・制度づくりを担当している立場からは、どれだけ負荷がかかっているかを必ずしも把握しているわけではありません。そこで「原価管理手法」を使って、現制度・ルールと、現状に変わる新たな制度・ルールとの金額比較を行うなど再評価をすることが有効です。
次回は引き続いて他の着眼点に関して述べます。土曜日・日曜日は例によって休稿とします。