今、急激な市場動向の変化により、コスト削減が課題になってきている企業も少なくないと思います。
コスト削減のために、事業所統合や組織編成をし人件費削減を実施しながら、ビジネス向上継続する方法や品質維持する方法を生み出すことに試行錯誤していると思います。
■ビジネス向上継続をしながらどのようにコスト削減をするのか？
生産性・効率あげるには、どのような組織改革が必要なのか？
企業は、外部からチェンジマネージメントの要員を導入したり、コンサルタントを呼び変革を試みています。
コスト削減のために組織改革の真っ只中の某クライアント企業は、組織編成を繰り返し、人件費削減、業務委託を推進しています。
低コストで品質を維持しながら組織力を出すために工夫を重ねています。
例えば、厳しい組織目標設定、数値化できるように測定設定（KPI)を練る、また品質を保つために業務委託を依頼するベンダー管理方法の開発に力を注いでいます。
組織改革を進める中、いろいろな課題を解決するために新たな組織を作り、プロセス開発、KPI設定、ツールの導入などを進めています。
しかし、複雑化になればなるほどほど社員の業務量は増えるのは言うまでもありません。
成功する組織開発のポイントは、シンプルな組織とプロセス、そしてチーム力を最大限に発揮できるパーフォマンス測定方法を生み出すことです。
組織改革の仕事に携わっていると、KPIの設定を見れば、成長する組織であるかそうでないかが分かります。
KPI=Key Performance Indication、文字通りキーとなるパフォーマンス測定の目的は、組織が最大限にパフォーマンスを発揮出来るような項目を取り上げ数値化にすることです。
■ パフォーマンスを最大限に発揮できる効果あるKPI設定とは？
成長する組織は「加点法」KPI設定を取り入れています。
社員は加点を目指し自発的行動をとりチャレンジしていきます。
そして、率先して情報共有をするようにもなり、組織そして会社全体が成長するためにポジティブな文化とパワーを作ります。
一方、減点法のKPIは、失敗を恐れチャレンジを避ける、ネガティブな文化を生み、受け身な行動と情報共有を拒む傾向が強くなります。
実は、クライアント企業の中で、「減点法」KPIを設定している組織が多い事に気がつきます。
先日、某クライアント企業のマネージャが、業務委託を進める一方ベンダー管理を強化するためにKPI設定の相談をしてきました。
内容をみると「ベンダーの離職率」という項目が含まれていました。
率が上がれば減点する設定であり「減点法」のKPIです。
話しを聞いてみると、
「離職率を計りたい」→「今までベンダー要員が短期で替わり、かえって社員の負担があがったから」→「社員が本来の仕事ができるようにベンダー側の業務の品質を継続・向上して欲しい」
という内容でした。
そうであれば、「ベンダー側の受託業務品質継続日数」とし「加点法」KPIを設定することで、ベンダー側は業務品質継続するためにどのような働きかけをすべきか行動を起こします。
ベンダー側は、継続するための行動計画を立てその進捗を報告をしてくるでしょう。
その中には、
「継続するために属人化しない業務情報共有・教育」
「要員交代する際の確実な引き継ぎ体制を確立する」
というような広い視野で項目があがってくるはずです。
そして、「業務品質継続日数が最長」という結果がでれば、ベンダーへの感謝にもつながるでしょう。
このように「加点法」KPI設定は、ポジティブ思考を生み行動をおこし、その結果、組織力に貢献していきます。
最後に組織心理学の観点から、効果あるKPIの6つルール「Simple rulesfor smart simplicity」(by Yves Morieux)を参考までに。
1) Understand what your people do （同僚の仕事を理解する）
2) Reinforce integrators （まとめ役を強化する）
→まとめ役にするのは ミドル・オフィスではなく マネージャです。 今いるマネージャの 権限を強化し 自らの権限で 利害関係を持ち 他者に協力させられるようにする
3) Increase total quantity of power （権限を拡大する）
→皆に権限を 委譲して 彼らの判断力や知性を 活用します
4) Extend the shadow of the future （『将来の影』を感じさせる）
→フィードバック・ループを作り スタッフに 自らの行動の結果を 感じさせるのです
5) Increase reciprocity （相互依存を高める）
6) Reward those who cooperate (協力したスタッフに報いる)
「低コストで より高い価値を生み出せ 同時に 仕事のパフォーマンスと 満足度も高まります。 両者に共通して 複雑さを招く原因を 取り除いたからですビジネスリーダーの皆さん 複雑性とは あなた自身の戦いです。 真の戦いは 競合相手に対するものではないんです そんなのは くだらない 抽象的なものです いつ競合相手に会って競争をするのですか？ 真の戦いは 我々自身の中にあります 官僚主義や複雑さと 戦うのです そして これをできるのは あなただけです」by YvesMorieux
協力会社の人々もスタッフでありチームの仲間です。
大変な仕事をこなしてパフォーマンスを上げてるにはこの6つを考えてみてください。
