こんにちは！手帳美人ブロガーAKIKOです。
みなさんは、日頃何を目的に手帳を使われていますか？
私は、仕事が捗り充実した毎日を過ごすためのツールとしてセパレートダイアリーを相棒のように活用しています。
今回は特にオススメの管理術として、週間の【スケジュール管理】と【タスク管理】を、ITツールの活用とともにご紹介いたします！
「え？何でIT？」と、思われたでしょうか？
実はITツールと手帳って、とっても相性が良いんです。
具体的にITツールとは何かといいますと、『Googleカレンダー』です。
特徴は、管理する時間軸が違うこと。
＜Googleカレンダー＞
日程調整を行うタイミングで、先のアポイントや予定をキープするために活用します。
→時間軸は中長期。
＜セパレートダイアリー＞
ほぼ確定している先行き1週間、つまり翌週のアポイントや予定を把握するために活用します。
→時間軸は短期。
Googleカレンダーには日々アポイントを設定出来たタイミングでランダムに予定を入力していきます。
そして、毎週土曜日の午前中に翌週のアポイントや予定をGoogleカレンダーからセパレートダイアリーのバーチカル欄に書き写します。
そうすることによって、脳内を整理する時間を設ける事ができ、翌週の動きが鮮明に把握できます。
翌週の動きが把握出来れば、どのタイミングに何のタスクを完結、または進めておかなければならないかを計画することが出来ます。タスクの記入時には、チェックボックスを設け、完了時にチェックを入れるというルールにしています。
私はどちらかと言えばお客様先を訪問することが多いので、アポイントの入り具合を考慮しながら、打ち合わせの準備やデスクワーク、そして企画などのタスクを振り分けていきます。
セパレートダイアリーのタスク欄の上から3行目にカラーペンで色付けをし、優先順位の高い順に上位3項目に対しては必ずその日に遂行するというルールのもとで記入していきます。
また、資料提出や執筆〆切などの期限があるタスクは、実際の〆切日の前日にMY〆切を設定してタスク化する工夫をしています。
更に、スキマ時間を利用してやっておきたいタスクや企画は、日付欄の左側にあるメモ欄へ記入しておきます。
抜け漏れ防止の備忘としても活用できますし、アポイント依頼をしたい少しご無沙汰している方のリストとしても使用します。
仕事の大きな流れはGoogleカレンダーで把握し、翌週に実際の行動ベースで把握しておかなければいけないことをセパレートダイアリーで管理する。この流れを毎週繰り返し行なっているということです。
もう一点重要なポイントとなることが、今週のフィードバックが出来る点です。
タスクが順調に完了していれば問題は無いのですが、急な予定や、差し込みの案件が入ったことで優先順位が下がり完了出来なかったタスクを翌週にスライドし、再度優先順位付けをするようにしています。
完了していないタスクであるという印として、チェックが入っていないチェックボックスに赤丸をして目立たせ、翌週に繰り越すかを判断するのです。
状況の変化により、今週は優先順位が高かったタスクが、必ずしも翌週同じように優先順位が高いのかも含めて判断する。またその逆もしかりです。
お仕事の状況に合わせて、見極め、柔軟な対応が出来るように日々訓練中です。
また、当日の予定に向かう移動中などはGoogleカレンダーが大活躍です。
予定の確認はもちろん、リマインド通知や地図アプリとの連携で訪問先へスムーズに移動しています。
シーンごとに活用ツールを使い分けながら有意義な毎日を過ごしていきたいと思います！
※２０１８年セパレートダイアリー販売は９月２９日
