こんにちは。バイバイ
第二ボタン事務局です。

今日は同窓会を開催するための場所に関して、ポイントをお教えしようと思います。



久しぶりに会う友達が一緒に集まる同窓会の場所は、
慎重に選ばなければならないですよね

同窓会の規模によって、場所/費用を考えなければなりませんが
そこで役立つ内容を紹介します。


1.集まる場所

同窓会の人数や年齢によって、場所が変わってきます。
まず同窓会は、どのような場所で準備ができるのか調べて決めましょう。

 

  • ホテル

50代以上の同窓会会場として好まれる場所です。
雰囲気が良く、駅の近くに位置し、アクセスも良いので差し障りなく、
ゆっくり楽しむことができるというメリットがあります。
かなり多くの人数を収容することが可能なため、先輩後輩が集まる同窓会にうってつけです。
ただし、価格は少し高いので高年齢層の余裕のある人たちが主な対象です。

  • 結婚式場

会場はホテルと似ており、価格は少し安いことがメリットです。
結婚式で予約が埋まっている場合があるため、
予約するためには、ホテルの予約よりも少し急がなければなりません。
結婚式シーズンの場合、予約することはほぼ不可能だと思われます。
予約さえできれば、ホテルの雰囲気を安い価格で利用することができます。

  • レストラン

お店を貸し切りにすることで、良い雰囲気を作り出すことができます。
同窓会をよく開催する店舗ならプロジェクターやスクリーン設備のあるところも
多いので、事前に調査を行えば様々な設備を利用することができます。

  • 居酒屋

同窓会後、二次会で利用する場合が多く価格がとても安いです。
団体で利用できる個室があるところを中心に調査すれば、
同級生たちとの一体感を感じることができます。
周りの利用客によって雰囲気が変わることが多いので、時間の調節は必要です。
二次会での利用でなければ、プチ同窓会や若い世代の集まりに適していると思います。


2.形式

  • 立式

同窓会の参加人数が50人に達した場合、立式形式をオススメします。
いろいろな人とまんべんなく会話するには、
歩き回ることのできる立式形式の同窓会が適しています。
恩師や体の不自由な方のために、人数の30%程度の椅子を準備しておくのが良いでしょう。

  • 着席

その他、人数が少ない場合は気楽に楽しめるよう着席形式をオススメします。


3.会場の調査

  • 経験があったり、知っている場所

行ったことがあるお店の場合、料理の味、お店の雰囲気を把握しているので
自分が良かったと感じたお店の中から、同窓会を開くところを探してみましょう。
店長の顔を知っている間柄なら、良いサービスが受けられる可能性もありますし、
満足感も感じられます。

  • 他の会員、知人が知っている場所

自分が知っている場所で適当なところがない場合、同窓会の仲間たちに
聞き込みをしましょう。
知らないお店よりは一人でも知っているところを選択することが、
場所の選択を安全にすることができる方法のひとつです。

  • インターネット検索

知っている場所を見つけることが難しい場合、インターネットで検索する方法があります。
ぐる〇びや食〇ログのような飲食店のレビューサイトなどが多いので
時間を投資すれば知っているお店より、もっといい場所を探すこともできます。
同窓会幹事代行サイトでオススメする場所を、見て回ることも良い方法です。
同窓会をよく開催するお店を主に探すことができ、
お店の店員も宴会に慣れているため、トラブルが生じても上手く対処してくれることが多いです。


4.会場の選択



候補を選択後 電話->予約->事前調査 の順序で進めます。

ぐるなび食べログなどで検索するのがいいですね。

会場の種類別に大体の収容人数と予算をお教えします。
参加人数や年齢によって以下の水準で探すことをオススメします。
以下の場所より、似ている規模のお店を
ぐるなびや食べログなどで、利用者のレビューを見て調査します。

会場の候補が決まったら
電話をして、次の事項を確認します。

  • 同窓会予定日に予約可能な時間帯(遅い時間は難しい人が多いです)
  • 子供同伴が可能なところか(特に30代の同窓会には必ずチェックします)
  • 可能な収容人数と最小人数/追加人数があった場合、対応が可能か
  • 貸し切り及び食事費用が予算以内で可能か
  • プロジェクターまたはスクリーン等の設備が利用可能か


等の事項を必ず確認します。
問題がなければ仮予約をし、事前調査をしましょう。

下調べと電話で十分だったとしても、実際の現場とは大きく異なることもあり、
他の部分が不十分だったとしても、事前調査は必ずしましょう。
担当者の顔を知っておくことも、当日トラブルが起きた時に備えて
いい方法でしょう。

予備調査時には、次の事項を欠かさず確認しましょう

  • 最寄駅からの行き方
  • 駐車場の駐車可能台数と無料駐車時間
  • 宴会室がある階や位置、名前
  • 宴会室の様子(中間に柱があったり、天井が低いなど)写真ではよく見えません。
  • 受付設置可能の可否、位置と大きさ、動線を考慮してみましょう。わからなければ写真を撮っていきましょう。
  • 宴会室の構造、テーブルと椅子の分配、入り口と壇上の動線
  • プロジェクターを使う計画なら、リハーサルを必ずしてみましょう。映像が出なかったりする場合があります。
  • 施設の化粧室、荷物保管、幼児室、喫煙室等
  • カメラマンの有無



5.予約

事前調査まで終えた後、条件が合えば一番ベストな場所を予約しましょう。
同窓会に来る全員に聞くと、好みが分かれやすく選びにくいので
進行委員を中心に、最小限のメンバーで決定後、お知らせすることが良いでしょう。
決定したら会場に電話をし、正式に予約をしましょう。

予約人数については、”誰が来るかわからないので決定できない”や、
”行けたら行きます”という場合がしばしばあるので、確実な参加率を念頭に置いて予約しましょう。

調査によると、

  • 50代は25%程度、60代は62.2%以上の参加率が見えます。
  • 30代あたりでは、クラス会またはプチ同窓会など、小さな集まりが多いのでそれ以下に下がると考えられます。
  • 幹事代行をしない限り、概ね30%の参加率ならば成功だということができるので、参加人数を少なく予想することが良いかと思います。
  • 立式で進行する場合は数十人の追加も、大きい問題になることはないです。


いかがでしたか?
学生時代集まるのとは違い、社会人になって集まりを開催するには、注意しなければならないことが多いです。
お教えした点に注意しながら場所を選択すれば、無理なく進行できるかと思います。
それだけではなく、幹事代行サービスに問い合わせることも良いと思います。


宴会の後に

久しぶりに会った友達と同窓会でおしゃべりをしたら、会場の予約した時間が足りないかと思います。
二次会へと進むこともありますが、帰宅する人もいて名残惜しいですね。
同窓会以降も友達との繋がりを保っていきたいなら、第二ボタンを利用してみてください。
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同窓会をしたり、しなくても無料で利用することができ
感想を投稿したり、昔の写真を共有しながら、思い出に浸ることができます。
もしも、これからくる友達のためにも、第二ボタンに学校とクラスを登録してみるのはどうですか?
きっとあなたに会いたいと思っている友達が、あなたを探しに来るはずです。

 

 

 

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