滋賀の長浜・米原・湖北を拠点としている、windurstです！
Excelで管理している「データの統合・正規化」の依頼が来ました。
データベース系SEとして仕事をしている弊社では、この手の作業は良くある事です。
ただ、弊社に依頼されるクライアントの多くは、
「もう、データ管理の手間が大変なんですよ！」
と言いながら依頼されます。
大変？ そうかな？？
私から言わせれば、100件のデータも1万件のデータも、管理する手間は変わらないはずだからです。
本来、Excelでの『データ管理』は非常に単純で簡単です。
「手間が大変で！」と感じる原因はデータを見れば分かります。
多くの原因は、明らかに「使い方」に問題を抱えています。
「データを管理したいのか、帳票を作りたいのか？」この境界線が曖昧なんです！！
見る人間の視点で、データの内容を考えたり、変えたりしてませんか？
だから手間がかかるんです。
データは、あくまで機械的に構成するのがコツ
データ管理なんて、「単純」に考えてしまえばいいんですよ。
例えば、こんなデータがＥｘｃｅｌで存在するとします。
これは、「典型的な手間のかかるデータの例」です
一つ一つダメ出しして行くと・・・
〇ダメな所その１、発売日
発売日の列なので日付が入っているかと思いきや、「未定」と文字が入ってますよね？
これがダメ！
日付を入れる列なら『日付以外は入れない』
〇ダメな所その２、入荷金額
この金額は、2,300とカンマを入れて打ち込んでいます。
数値を打ち込む時は、余計な編集を入れない！
カンマが欲しいなら、「書式設定」で付ける事
後、2300円などと、金額の後に"円"打つ人がいますね、この場合はSum関数すら使えなくなるので最悪です
〇ダメな所その３、入荷日
これも圧倒的に多い、日付を和暦で打つ人
まぁ、日本ですからね・・・和暦にしたいんでしょうが
データ管理という観点で見るとＮＧです
日付は必ず西暦で、和暦は「書式設定で変える！」
さらに、日付と思われる所に文字打ってますねｗ
これもダメ
〇ダメな所その４、予約状況
データに「覚書」的な物を入力してる人、いてますよね？
今回の場合は、お客さんの名前を入力してます
これは論外中の論外で、要らぬ情報が「管理の手間」を増大させます。
覚書を書くなら、備考欄を付けるなどして「情報を分ける」べきですね
Ｅxcelでデータを管理する時のコツまとめ
・日付は西暦で統一
・金額などの数値には編集を入れない
・列単位で必ずデータ内容を揃える
・一つのセルに複数の「意味合い」を持たせない！
・横の項目が増えるのはしかたないと思うべし！
・見た目は「書式設定」で変える
そんな事、Excelの本に書いてないって？
そりゃ、読む本を間違えてるんです。
ここら辺のお話は、データベースエンジニアの「データベース設計・正規化」という作業に近いですからね
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