ビジネスパーソンにとって、年末の整理を考えている人は多いんじゃないでしょうか。年始に向けてスッキリした気持ちで迎えたいですね。
私も普段から整理できていないので、ゆっくりと整理していこうと思います。
自己紹介です。
愛知県安城市のシステム開発会社、株式会社SCREENの代表の平岩です。
「自分らしい働き方」ができる会社を目指して、設立８年目。
システム開発・動画編集・SNS運用・コンサルティングまで、幅広くサポート。
エンジニア採用強化中です。
今回の目次
なぜ、デジタルデータ整理が大切か？
デジタルデータ整理の具体的な方法
1. ファイルの整理
2. メールの整理
3. アプリの整理
4. 写真の整理
年末のデジタルデータ整理のコツ
なぜ、デジタルデータ整理が大切か？
デバイスの動作がスムーズに
不要なファイルやアプリを削除することで、パソコンやスマホの動作が軽くなり、快適に作業できます
必要な情報にすぐアクセス
データが整理されていれば、必要な情報を探し出す時間が短縮され、業務効率がアップします
セキュリティ強化
不要なデータを削除することで、個人情報漏洩のリスクを減らすことができます
心の整理
物理的な空間だけでなく、デジタル空間も整理することで、心もスッキリと新年を迎えることができます
デジタルデータ整理の具体的な方法
1. ファイルの整理
不要なファイルを削除
・過去に作成したけど、もう使わないファイル
・重複しているファイル
・バックアップ済みのファイル
ファイルの分類
・フォルダ分けを徹底し、ファイルを見つけやすくする
・ファイル名に日付や内容を追記する
クラウドストレージの活用
・Google Drive、OneDrive、Dropboxなど、クラウドストレージサービスを活用して、データを安全に保管する
2. メールの整理
不要なメールの削除
・購読をやめたメルマガ
・既に対応済みのメール
メールボックスの整理
・ラベル付けやフォルダ分けで、メールを効率的に管理する
メールのアーカイブ
・長期保存が必要なメールは、アーカイブフォルダに移す
3. アプリの整理
使っていないアプリの削除
・いつの間にかインストールしていたけど、使っていないアプリ
アプリの整理
・ホーム画面をスッキリさせる
定期的なアップデート
・アプリを最新の状態に保つ
4. 写真の整理
不要な写真の削除
・ブレている写真、似たような写真
写真の整理
・年別、イベント別などにフォルダ分けする
・クラウドサービスでバックアップを取る
年末のデジタルデータ整理のコツ
定期的な整理
・年末だけでなく、こまめに整理することで、データが溜まりすぎないようにする
バックアップ
・データを削除する前に、必ずバックアップを取っておく
自動化
・メールや写真の整理を自動化するツールを活用する
まとめ
デジタルデータの整理は、一見面倒に感じるかもしれませんが、一度しっかりと行えば、その後はスムーズに作業を進めることができます。年末を機に、デジタル環境を見直し、快適なビジネスライフを送りましょう。