皆様、お世話になります
悩み相談解決人のカウンセラーのセイジです！
本日も知っておくだけで、今現在の実生活の状態から
様々な教養・実学を身に付ける事で人生切り開く
役に立つ内容を話して参ります
・教養・実学を多く身に付ける最大の目的は「直感力」を鍛える為
・「直感力」により様々な局面で最善手を自然に行う事が出来る
・その為、数多くの教養を理解して色々行動して覚える事が大事
今回は、「仕事が人より出来る人のコツ」について
「文書作成」の基本的なコツ編～その４～
ポイントは３つまでにまとめる事
についてです
まず、文書作成する時に今までの内容と共に加えて気を付ける事は
要点を３点までにまとめた内容にする
事も意識をして頂きたいのです
・人が一度に認識できる範囲が３つまでしか出来ない傾向にある
・それ以上の要点が出てしまうと「認識」範囲外になり分かりにくい
・今まで、多くの要点を書かれた文書を見た時分かりにくいと思ったはず
・それは、「どこをどう整理する」というまとめる目安が掴めないから
そもそも内容が「整理・咀嚼」されてないと受け手側からの
純粋に理解するポイントになる目安が絞れない
事で分からない結果になります
これは前述した「Kissの原理」にも通じるが
分かりやすくする事が文書を作成する上で重要
になるのと同じです
このように「ポイント」は大きく３つに定めて
１つ目は・・２つ目は・・・３つ目は・・と項目ごとにまとめる
事で、受け取り側も最短で全体像を理解しやすくなります
更には、読み手側が「今すぐに読むべきかどうか？」の判断も出来るので
時間が無い時にポイントだけを先に読むなどの対応が可能になる
事で、相手側からの評価も自然に高くなると言えるでしょう
例えば、貴方の仕事場で関連あるモノとして
上司に判断を仰ぐ際にひと手間かけたかどうかで貴方の優先順位
が大きく変わり、俗にいう「昇進・出世」に関わる要因になります
・仕事ができる人は、ずばり「このひと手間」を確実にかけている
・見る人に「出来るだけ見やすいようにしてあげる」気持ちが必要である
・「自分さえ良ければ」などの自己本位な仕事ぶりでは評価は低いだけ
・もしも貴方が該当する部分あるならば、今から改めて切り替えましょう
最後に、「要点は３点にまとめる」というのは
２点では少なく、４点では多い
為です
・特に明確な決まりがある訳ではないが経験的に見ての意見でしょう
・ポイントは３つにするのがベストではないかと貴方に伝えたい！
これからは、あれこれ要点を多くしないで
３つの要点までにして文書作成しましょう！
ここまで読んで下さり有難うございました
次回も宜しくお願いします
ではでは失礼します