資料は絵で表現するか、文字で書くか（１）

社内の会議資料を見ていると、絵（イメージ図）を主体に表現されたものと文字がびっちりと書き込まれたものに大別されます。どちらが良いのでしょうか。

幹部向けの資料は基本的に絵を中心に表現し、文字は最小限に抑えるべきだというのが私の考えです。ビジネスの世界では文字情報は書かれた文字がすべてで一意に解釈されるのに対して、絵は解釈に制約がないので議論が発展しやすいからです。

幹部に説明に入る主な目的は承認を得ることです。しかし了解を得る前に、その案件を議論することになります。

では有意義な議論をするためにはどのような準備が必要でしょうか。

幹部は説明者の説明を一字一句、丁寧に聞いているわけではありません。資料を目で追いながら「これは本当か？」「もっと別の課題があるのではないか？」などと頭の中で自問自答を繰り返しています。

すなわち、議論をするために幹部は説明者の主張に様々な角度からアプローチして、問題点をみつけたりさらなる改善案がないかを探すことになります。

ここで「様々な角度からアプローチする」ということがカギになります。どこに取り付いたら良いのか、そこにどのような手を打てば良いのかをイメージしやすくするための環境を整備するのです。その手段として最適なのが絵だというわけです。

絵の効果を挙げてみます。

①イメージが湧きやすく、発想が広がりやすい

絵で表現されていると、幹部は説明を聞きながら頭の中でその絵のパーツを動かしたり、足したり引いたりといった作業ができるようになります。すなわち絵を出発点として発想を拡大させることができます。

絵画の世界には具象画と抽象画という分類があります。具象画は見たままが描かれており、素直に「きれいだな」と感動します。一方、抽象画を見ると「この画家は何を見ていたんだろう？どうしてこのように表現したのか？」といった疑問が湧いてきます。このように疑問が次々と湧いてくることが大切です。

②思考結果が凝縮されている

絵を描くには事実を分析し、それを加工しなくてはなりません。説明者の「思考」プロセスを経て付加価値のついた情報が絵です。専門家でなければナマ情報を見てそこから何かを読み出すことは難しいし、時間を要します。絵を用いることで、最初から高いレベルでの議論をすることが可能になります。

例えばレストランに行くと料理を作るのはシェフの役目であり、それを食べるのはお客さんです。幹部にシェフになってほしいのか、それともお客さんとして料理を賞味してほしいのかは自明ですよね。

③幹部はイメージトレーニングに専念できる

文字で書かれると読まなくてはなりません。文字数が多いとそれだけ読むのに時間を取られます。その分、思考する時間は削られてしまいます。絵であれば眺めていれば良いのです。眺めるだけなので、思考する時間は十分取ることができます。

文字中心の資料の欠点は①～③の裏返しであることはお分かりでしょう。さらに文字が多いと説明者は書かれた文字を読むだけになるので、聞いている幹部は「そんなこと、読めば分かるよ」とイライラすることになります。

残念ながら文字中心の資料は多いのが現実です。それはなぜなのか、そして絵中心の資料を作るにはどうしたら良いのか。次回に考察してみたいと思います。