️️⚫️推察！会社の後輩くんがメールを返さない3つの理由
①何て返せばいいのか文章が思いつかない
②返信内容で怒られるかもというネガティブ妄想
③完璧主義
⚫️私がメールを返信する時に気をつけている3つのこと
①一次回答をすること
②内容が不安な場合はダブルチェック
③送信前に相手の気持ちになってメールを読み直す
⚫️さいごに
推察！会社の後輩くんがメールを返さない3つの理由
社内で仕事をしていて、先輩に直接「メールの返信して〜！」と言われても、「すみません」と謝るだけの後輩くん。
2〜3日、同じメールの返信がないことを注意されています。
返信が遅いのもそうですし、一切連絡がないから相手にとってはメールを読んでいるのか読んでいないのかもわからないんですよね。
「早く返せばいいのにな」と思いながら、そっと見守っています。
直接理由を聞いたことはないのですが、今までの仕事ぶりを見て、これがメールを返さない理由じゃないかなと思うことを推察してみました。
①何て返せばいいのか文章が思いつかない
これは私も大いに思い当たります。
メールもですし、こうやってブログを書いている時も、言いたいこと(伝えたいこと)はあるんだけど、文章でどう書いたらいいのかわからなくなってしまうんですよね。
この思いをなんて表現したらいいのかな〜とか。
でも、メールの返信なので、詩的な文章や人を感動させる文章を書けと言われているわけではありません。
多少表現が伝わりにくかったとしても、まずは返してみたらいいのになと思います。
②返信内容で怒られるかもというネガティブ妄想
先ほど、「まず返してみたらいいのに」と書きましたが、とはいえ、「メールの内容がわかりにくくて怒られたらどうしよう」と思うこともあります。
かくいう私も、「もうちょっとわかりやすく書けないかな？」と言われたり、聞かれていることに対して全然違う返答をしたりして、怒られたこともあります。
後輩くんは、怒られるのが苦手なタイプなので、
怒られたくない→メールを送らない
という構図ができている気がします。
結局怒られているんですけどね(笑)
まぁ、そんなに毎回怒られるほどわかりにくい文章書かないと思うので、ネガティブな妄想をやめたら返信が早くなるかもしれませんね。
③完璧主義
これが1番大きい理由だと思います。
どっちかというと自分に自信があるタイプの後輩くん。
「まずメールを送ってみる」っていうのができないんでしょうね。
怒られたくないのもあると思います。
完璧なメールでないとプライドが許さないんでしょうね。
でも、メールの返信内容に100%の正解はないと思うので、完璧な状態にはならないと思うんですよね。
いつかは返信しなきゃいけないんです(笑)
私がメールを返信する時に気をつけている3つのこと
私がメールを返信する時に気をつけていることは、普段メールでやり取りしている方にとっては当たり前のことかもしれないです。
でも、意外とできていない場合もあると思うので、書いていきます。
①一次回答をすること
来たメールに対して、返信内容を考え過ぎると、うっかり返信が遅くなってしまうこともあると思います。
私も、「あれ、こんなに前に来てたメールだったのか」と青ざめることもあります(笑)
なので、メールの内容を見て、考えなきゃいけないなとか後で返そうと思うものには、「確認します」とか「◯日までに回答します」と一次回答します。
内容を完璧にするよりも、返信スピードの方が大事。
そうすると相手も「メールを見てくれているんだな」とわかって安心だと思います。
返信する気持ちはあるんだよ〜というのは伝わるんではないでしょうか。
②内容が不安な場合はダブルチェック
返信内容で悩んでしまうとか、「これで伝わるかな？」と心配な時。
時間に余裕があれば、上司にダブルチェックしてもらっています。
特にお客様相手に送る時は、念入りにです。
「新入社員でもないのに今更メールをチェックしてもらうなんて」と思う方もいらっしゃるかもしれません。
「備えあれば憂(うれ)いなし」です。
ダブチェックまでしてもらっていたら大きな間違いとかないと思うので、そんなに悩まずメールを送れます。
③送信前に相手の気持ちになってメールを読み直す
メールの内容がわかりにくくて怒られた経験から、返信する前に送った相手の気持ちになって自分のメールを読み直してみます。
「何を知りたいのかな？」
「聞かれたことに対しての回答になっているかな？」
「この表現でわかるかな？」
など、第三者の目線で読みます。
そうすると、「わかりにくい」と言われることが減ったので、ためらうことなくメールの返信が早くなりました。
さいごに
今回は、会社の後輩くんがメールの返信をしない3つの理由から、私がメールの返信で気をつけている3つのことについて書きました。
メールでも気持ちのいいコミュニケーションをとっていきます。
返信の来ない後輩くんには、メールではなく口頭で伝えてみます(笑)